Registro de horas

El registro de horas es muy importante debido a distintos motivos:

1. para conocer qué están haciendo sus colegas y, luego, analizar si están empleando el tiempo correctamente o no
2. para calcular cuánto se le debería facturar a un cliente
3. para obtener información muy importante y detallada acerca de cuánto tiempo lleva trabajar en un projecto o en una tarea específica para que, en el futuro, sus estimaciones sean más precisas, de modo de no generar pérdidas con una proyecto nuevo y no cargar a sus colegas con demasiadas tareas que no puedan completar en tiempo y forma

Feng Office es un sistema muy flexible en todo aspecto, y también lo es en lo que refiere al registro de horas. Existen dos formas distintas de registrar las horas empleadas:

1. Crear entradas de horas para tareas específicas, a las que llamamos Tiempos de trabajo de tareas
2. Crear entradas de horas que no se relacionan con una tarea, sino con un cliente o proyecto, a las que llamamos Tiempos de trabajo generales

Al acceder a una tarea, podrá ver el trabajo que ya se ha llevado a cabo, y también contará con la posibilidad de agregar más entradas de horas:

Tenga en cuenta que, si tiene una tarea con un tiempo estimado en 2 horas e ingresa 1 hora de trabajo, su porcentaje de completitud cambiará a 50%. De esta forma, es incluso más fácil conocer el estado general de las tareas, incluso cuando no se han completado.

Centrémonos ahora en los botones Comenzar reloj y Añadir horas trabajadas.

Ambos botones le permiten introducir un tiempo de trabajo para esta tarea. Esto es, simplemente, una cantidad de tiempo (minutos u horas) que ha trabajado, en una fecha específica, en esta tarea. Aquí también puede añadir un comentario con información detallada acerca del trabajo realizado.

La diferencia entre los dos botones es que Comenzar reloj inicia un cronómetro, mientras que Añadir horas trabajadas simplemente abre un formulario que le permite introducir una cantidad de horas.

Esto significa que, generalmente, debería utilizar Comenzar reloj si comienza a trabajar en una tarea ahora, mientras que debería utilizar Añadir horas trabajadas para ingresar horas de trabajo que ya llevó a cabo.

A TENER EN CUENTA: Feng Office no impide que inicie el cronómetro para varias tareas en paralelo o que lo inicie en una tarea que ya se ha completado.

Cuando hace clic en Comenzar reloj, puede ver un cronómetro que se activa y un campo donde, de ser necesario, puede agregar una descripción al finalizar el trabajo.

Debajo de esto, encontrará tres botones: uno para pausar el cronómetro, uno para detenerlo, y uno para cancelar la entrada de horas.

Cuando hace clic en Añadir horas trabajadas, puede ver tres campos: uno para elegir la persona que realizó ese trabajo, uno para ingresar una descripción de finalización del trabajo (opcional) y uno para ingresar el tiempo total (en horas y minutos).

Debajo de esto, encontrará dos botones: uno para confirmar la entrada de tiempo y otro para cancelarla.

Luego de guardar un tiempo de trabajo, se visualiza en una lista similar a la siguiente:

Aquí, cuenta con la opción de eliminar o editar el tiempo de trabajo.

El inicio y la detención del cronómetro también se pueden llevar a cabo desde la vista de lista: hacer clic en el icono de cronómetro lo activa y desactiva.

En el ejemplo anterior, el usuario “Ana Rivera” se encuentra trabajando en la primera tarea (indicada por el cronómetro).

También puede agregar horas trabajadas desde la vista de lista, haciendo clic en el menú Acciones y, luego, en Añadir horas trabajadas, tal como se muestra abajo:

Al hacer clic en Añadir horas trabajadas, verá una ventana emergente similar a la siguiente, en donde puede agregar la información del mismo modo en que lo haría desde la vista de la tarea.

Tenga en cuenta que puede editar o eliminar un tiempo de trabajo en cualquier momento que lo necesite. Puede dirigirse a la pantalla de edición de un tiempo de trabajo desde la vista de detalles de la tarea:

Además de las entradas de horas que puede ingresar en las tareas, también puede utilizar lo que llamamos Tiempos de trabajo generales, que se encuentran en la pestaña Horas de su sistema, tal como se muestra a continuación.

La diferencia con los tiempos de trabajo relacionados a las tareas es que, en esta sección, puede ingresar un tiempo de trabajo filtrándolo por usuarios, clientes & proyectos, áreas de trabajo y etiquetas.

Añadir entradas de horas en un sistema sin contar con los reportes correspondientes no sería útil. Por ello, contamos con distintas formas de visualizar esta información tan importante.

Lea este artículo para obtener más detalles sobro cómo ejecutar reportes de horas.