Потребителски права

В една многопотребителска среда е от критично значение да се контролира какви действия могат да извършват потребителите. Ако използвате Feng Office като екстранет за работа с външни клиенти, вероятно не бихте желали един клиент да има достъп до документи, свързани с друг клиент. Ако използвате Feng Office като интранет, вероятно ще искате да имате обособени работни пространства, в които определени служители няма да могат да редактират информацията, и други - които да са видими само и единствено за ръководството.

Настройването на потребителските права е една от най-сложните дейности при инсталирането на Feng Office. Настройването може да стане през свойствата на няколко различни места в системата и трябва да се знаят къде са и как взаимодействат помежду си. Тази помощна страница прави опит да обобщи всичките различни настройки, които управляват потребителските права.

Има основно два вида права. Някои права са приложими към инсталацията на Feng Office като цяло; тях наричаме системни права за достъп. Други права могат да се специфицират според работното пространство, до което предоставят достъп; тях наричаме права за достъп до работно пространство.

От друга страна, има различни равнища, на които се указват правата за достъп. Можете да предоставите (или отнемете) определени права по отношение на потребител (индивидуални права) или по отношение на цяла потребителска група (групови права). В по-старите от 1.5 версии на Feng Office имаше и права за достъп на компании, но в новите версии те вече не се поддържат.

На равнище потребител можете да зададете както системни права за достъп, така и права за достъп до определени работни пространства.

Системните права определят дали даден потребител може:

• да редактира данни за компанията: Ако е дадено това право, потребителят може да променя информация за компанията-собственик на инсталацията, което се прави от административния панел. Тази възможност е на разположение само на администраторите на системата.
• да управлява сигурността на системата: Ако е дадено това право, потребителят може да прави промени по правата на достъп на други потребители на системата. Такива промени се извършват от административния панел и са достъпни само до администраторите.
• да управлява работните пространства: Ако е дадено това право, потребителят може да добавя, редактира и изтрива работни пространства.
• да прави настройки по конфигурацията Ако е дадено това право, потребителят може да редактира настройките на системната конфигурация през административния панел. До тази възможност имат достъп само администраторите.
• да управлява всички контакти: Ако е дадено това право, потребителят може да редактира всички контакти, въведени в системата.
• да управлява шаблоните: Ако е дадено това право, потребителят може да добавя, редактира и изтрива шаблони в административния панел. Тази възможност е на разположение само на администраторите на системата.
• да управлява отчетите: Ако е дадено това право, потребителят може да добавя, редактира и изтрива отчети през меню „Отчитане“.
• да управлява разпределението на задачи във времето: Ако е дадено това право, потребителят може да борави с модула „Време“ и да променя времевите параметри на задачите.

Правата за достъп до работно пространство могат да се настройват с поставяне на отметки в кутийките срещу съответните работни пространства, с което на потребителя се предоставя пълен достъп до тези пространства.

Можете също така да редактирате правата за достъп до дадено работно пространство през съответния му изглед за редактиране. Оттук можете да избирате кои потребители да разполагат с достъп до това работно пространство. Става въпрос за същите видове права, като тези дефинирани през потребителския изглед.

Ако искате да настройвате по-фино правата за достъп до работните пространства, щракнете върху името на пространството, и погледнете детайлния му изглед. Оттук можете да определите за всеки тип обекти дали потребителят да може да ги чете и редактира, само да може да ги чете или изобщо да няма достъп до тях.

Още две кутийки за отметки позволяват да се контролира това как един потребител възлага задачи за изпълнение на други потребители. Отметката в първата кутийка означава, че потребителят има право да поставя задачи на потребителите от компанията-собственик; отметката във втората кутийка означава, че потребителят има право да поставя задачи на потребителите от другите клиентски компании. Ако никоя от двете кутийки не е отметната, то потребителят може да възлага задачи само на потребителите от своята компания.

Потребителска група (или роля) е обичайно понятие, когато става въпрос за управление на потребителски права. Идеята е да не се дефинират права за всеки отделен потребител, а да могат да се дефинират типични потребителски групи, ползващи се с определени набори от права, и потребителите да бъдат причислявани към съответните групи. Този подход прави контролирането и обновяването на правата много по-лесно.

Считано от версия 1.5 на Feng Office, можете да дефинирате на равнище потребителска група не само системни права, но вече и права за достъп до работни пространства. Груповите права се отнасят до всички потребители, включени в групата. Правата за достъп са кумулативни, което ще рече, че даден потребител се ползва както от индивидуално предоставените му права, така и от всички права, дефинирани за потребителските групи, към които той принадлежи. Или с други думи, ако някое конкретно право за достъп е дефинирано за някоя от потребителските групи, на които е член, то потребителят ще се ползва от това право.

Права на равнище компания не се поддържат, считано от версия 1.5.x на Feng Office. 
Aко ползвате тази или по-висока версия на програмата, можете да прескочите този раздел. 

В предните версии на Feng Office имаше екран, през който можете да настроите за всяка отделна компания права за достъп до работните пространства.

Внимание: Това дали даден потребител ще има достъп до дадено работно пространство или не, се определя от персоналните права за достъп до пространството, предоставени на този потребителски профил, а не от правата за достъп до работното пространство, дадени на компанията, към която този потребител принадлежи. Ако на дадена компания позволите право за достъп до определено работно пространство, това позволение няма автоматично да се разпростре до всички потребители от тази компания; нужно е да бъде изрично дадено на всеки отделен потребител от компанията. Тази практика е положителна, понеже предпазва от предоставянето на права погрешка.

И все пак, тази практика може би е леко объркваща и сигурно се чудите защо тогава са нужни права за достъп до работни пространства на равнище компания. Предоставянето или премахването на такива права има следните последици:

• Ако отнемете право на достъп до работно пространство, това право се отнема от всички потребители, които са членове на компанията. Това е мощен инструмент за много бързо скриване и заключване на работни пространства от всички потребители от дадена компания, когато е нужно да се приложи такава мярка. Това е и главното преимущество на тази софтуерна функционалност.
• Ако дадена компания няма никакви права за достъп до работни пространства, то не можете да предоставяте права за достъп до работни пространства на потребителите от тази компания. (Трябва да се дефинира поне едно такова право за достъп на равнище компания, за да могат и потребителите от тази компания да получат на свой ред право за достъп до някое работно пространство.)
• Ако редактирате правата за достъп до работни пространства като част от свойствата на работното пространство (вижте помощната страница за работните пространства), то автоматично ще се покажат всички потребители от компаниите, които имат право за достъп до това пространство. (Но тази възможност е полезна само от гледна точка използваемостта на софтуера, тъй като е въпрос само на отметка в една кутийка да видите и потребителите от всички други компании, които имат права за достъп до пространството.)

Този раздел е важен, само ако използвате по-ранна от 1.5 версия на Feng Office.

Във Feng Office, версия 1.5, правото за управление на контакти може да се изрази и като право за управление на всички контакти. Това право ви дава възможност да управлявате всички контакти в системата, без значение към кое работно пространство са асоциирани. Ако даден потребител не се ползва от това право, за него контактите ще се държат така както и всеки друг съдържателен обект, т.е. той ще може само да вижда онези контакти, които са свързани с работните пространства, до които потребителят има право на достъп.

При по-старите версии обаче поведението на контактите по отношение на правата се различава от това на другите типове обекти. Ако даден потребител има право да борави с контактите и щракне върху опцията Всички в селектора на работни пространства, то ще получи достъп до всички контакти, а не само до тези контакти, които са свързани с работните пространства, до които той има право на достъп. С други думи, асоциирането на контакти към работно пространство не се отразява върху видимостта им за останалите потребители, а просто е начин контактите да бъдат подходящо организирани.