Κατανοώντας την διαφορά μεταξύ Χρηστών και Επαφών

Στο Feng Office υπάρχουν χρήστες από την μία και επαφές από την άλλη. Και τα δύο έχουν να κάνουν με ανθρώπους, αλλά υπάρχουν μερικές σημαντικές διαφορές που πρέπει να γνωρίζουμε.

Οι επαφές είναι ουσιαστικά διευθύνσεις (συμπεριλαμβάνοντας όλη την πληροφορία που είναι απαραίτητη για να επικοινωνήσεις με κάποιον μέσω τηλεφώνου, φαξ, ή το Internet). Οι επαφές αποθηκεύονται στην καρτέλα Contacts, και ως σύνολο αναπαριστούν την βάση δεδομένων των διευθύνσεων μέσα στην εγκατάσταση του Feng Office.

Οι χρήστες είναι ουσιαστικά συνδέσεις (logins) για την εγκατάσταση του Feng Office (συμπεριλαμβάνοντας την διεύθυνση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας που χρησιμοποιείται για να στείλουμε σε ένα χρήστη πληροφορίες μέσω e-mail). Τους χρήστες τους διαχειρίζεται ο διαχειριστής του Feng Office από το administration panel. Οι χρήστες έχουν συγκεκριμένα δικαιώματα χρήσης που μπορεί να διαφέρουν με πολλούς τρόπους. Για περισσότερες πληροφορίες δείτε το Κατανοώντας τα δικαιώματα χρηστών).

Άρα οι χρήστες είναι άνθρωποι που μπορούν να συνδεθούν στο Feng Office, ενώ οι επαφές είναι άνθρωποι για τους οποίους αποθηκεύουμε πληροφορίες. Τι γίνεται όμως εάν θέλουμε να αποθηκεύσουμε τις διευθύνσεις ατόμων που είναι ταυτόχρονα και χρήστες; Για αυτόν τον λόγο το Feng Office προσφέρει την δυνατότητα σύνδεσης της εγγραφής μιας επαφής με τον λογαριασμό ενός χρήστη με ειδικό τρόπο.

Εάν ο διαχειριστής δημιουργήσει ένα νέο χρήστη, έχει την επιλογή να δημιουργήσει και μια νέα επαφή, που σχετίζεται με αυτόν τον χρήστη. Η προεπιλεγμένη ρύθμιση για την την επιλογή είναι “ναι” , και είναι καλή πρακτική να δημιουργείτε μια επαφή για κάθε χρήστη του συστήματος από την αρχή.

Εάν έχετε ένα χρήστη που δεν συνδέεται με μια επαφή, μπορείτε να δημιουργήσετε μια τέτοια σχέση ανά πάσα στιγμή. Στην προβολή λεπτομερειών του χρήστη, απλά κάντε κλικ στην ενέργεια “Δημιουργία επαφής με δεδομένα χρήστη”.

Αυτό λειτουργεί και ανάποδα: Εάν έχετε μια επαφή που δεν είναι χρήστης, μπορεί να την ορίσετε χρήστη κάνοντας κλικ στην ενέργεια Δημιουργία χρήστη από επαφή στην προβολή λεπτομερειών μιας επαφής.

ΠΑΡΑΚΑΛΩ ΣΗΜΕΙΩΣΤΕ: Προς το παρόν μπορείτε να συνδέσετε χρήστες και επαφές μόνο μέσα από την δημιουργία νέας εγγραφής. Εάν έχετε δημιουργήσει ένα χρήστη και μια επαφή ανεξάρτητα και θέλετε να τα συνδέσετε αργότερα, η καλύτερη ιδέα είναι να δημιουργήσετε μια νέα επαφή με βάση το χρήστη και να αντιγράψετε τις πληροφορίες επαφής χειροκίνητα.

ΠΑΡΑΚΑΛΩ ΣΗΜΕΙΩΣΤΕ: Αυτή η μέθοδος σύνδεσης χρήστη με μια επαφή είναι μοναδική έννοια για ακριβώς αυτό το λόγο. Μην τα μπερδέψετε με την δυνατότητα γενικής σύνδεσης του Feng Office (η οποία λειτουργεί για τις επαφές και τους χρήστες, αλλά εντοπίζεται κάτω από τις Ιδιότητες).