MÓDULO DE FACTURACIÓN

Feng Office ya cuenta con un Módulo de Gastos donde usted puede llevar el registro de todos los gastos asociados a un proyecto, cliente, departamento, o a cualquier otro nivel.

Ahora… lo que muchos de ustedes, y nosotros, estaban esperando! El Módulo de Facturación!!

Puede crear facturas, notas de crédito y otros documentos legales de modo que se puedan imprimir y, más importante, rastrear!

¿Cuál es su utilidad?

Entre otros:

1. Para comenzar, facilita y agiliza el trabajo de sus colegas del Departamento de Administración, permitiéndoles ahorrar mucho tiempo en esto (tiempo que se puede emplear en otra actividad).
2. A futuro, también va a ser posible comparar los ingresos con los gastos, y calcular la rentabilidad de un determinado proyecto o cliente.
3. No es novedad que muchas organizaciones que cuentan con una amplia base de clientes activos experimentan muchos dolores de cabeza a la hora de realizar el seguimiento del estado de los pagos de sus clientes. De esta forma, es mucho más sencillo. El filtro de estados de pago permite visualizar fácilmente cuáles facturas se encuentran pendientes de cobro.

Para comenzar, si no puede visualizar el módulo, esto se puede deber a que no tiene permisos suficientes o a que debe asegurarse de que el módulo esté habilitado. Esto lo puede hacer dirigiéndose a Configuración > Módulos del sistema, seleccionando el módulo y guardando los cambios con un clic en Aplicar cambios.

Los valores de configuración del módulo de facturación deben ser definidos con anterioridad a la utilización del mismo. De lo contrario, el módulo no funcionará correctamente.

Para ello, diríjase a Configuración > Facturación

Una vez que acceda a esta sección, verá las siguientes opciones:

A continuación analizaremos cada opción:

En caso de que desee utilizar la facturación con relación a tareas o al módulo de horas, primero deberá crear categorías de facturación y asignarlas a los usuarios.

Siguiendo este enlace podrá encontrar más información acerca de las categorías de facturación.

Aquí podrá definir las dimensiones que se pueden aplicar a las categorías de facturación.

Aquí podrá seleccionar cuáles de las opciones desea incluir al imprimir facturas y cuáles no.

Seleccione Sí en las que desee incluir, como se muestra debajo, y luego recuerde Guardar los cambios:

Feng Office se utiliza en todo el mundo, por lo que es posible que se apliquen distintos impuestos por país, industria, producto o servicio. Además, el mismo impuesto en un país puede tener un valor distinto en otro, como el VAT. Por ello es que usted será el responsable de configurar los impuestos según corresponda. Pero no se preocupe, es muy fácil.

Supongamos que desea agregar un VAT del 10%, y que las facturas que emite generalmente llevan este impuesto (aunque puede que no lo lleven en ciertas ocasiones). Para ello, debemos configurar el impuesto de la siguiente forma:

Esto significa que, siempre que cree una factura, como veremos más adelante, se seleccionará el VAT de 10% por defecto. No obstante, puede de-seleccionarlo si así lo desea.

En la captura también podemos observar una sección llamada Tipo, donde se ha seleccionado Porcentaje, pero también puede utilizar un monto Fijo de ser necesario.

Por otro lado, es posible que valor del impuesto cambie con el tiempo. Esto sucede en muchos lugares. Un año el VAT tiene un valor, y al siguiente puede que varíe un poco. Esto debe tomarse en cuenta en los cálculos y lo hemos resuelto a través de la edición de los registros:

Si el VAT subió de 10% a 11%, simplemente debemos aplicar el cambio y guardarlo, y el sistema lo tomará en cuenta para las facturas desde el cambio en adelante:

Al imprimir facturas u otros documentos legales, uno suele necesitar varias copias: una para el cliente, una para su organización y otra para los contadores.

En esta sección podrá configurar esto, de modo que cuando imprima los documentos obtenga la cantidad de copias que necesita.

Algunos documentos impresos incluso tienen codificación por color. Esto es algo que también puede configurar como referencia. Además, también puede definir si se deben seleccionar por defecto o no al imprimir la factura.

Es probable que en este punto ya se esté preguntando cómo gestionar los números de las libretas y demás detalles para llevar un registro de las mismas. Esto es bastante sencillo, ya que podrá configurar las libretas con las que va a estar trabajando:

También podrá agregar información adicional:

El logo de su cuenta de Feng Office (ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla) puede ser distinto del logo que se incluye en sus facturas, así que puede cargar uno nuevo en esta sección:

Puede agregar una nueva factura (o nota de crédito) dirigiéndose a la pestaña Facturas y haciendo click en Nuevo.

A continuación, se presentará el siguiente recuadro, en donde podrá configurar lo siguiente:

• Nombre de la factura: En caso de que desee utilizar un nombre específico. De lo contrario, se utilizará el nombre del cliente y número de factura para crear un nombre automático
• Fecha y Fecha de vencimiento: fecha de la factura (por defecto, la fecha actual) y fecha de vencimiento de la factura (por defecto, en blanco)
• Impuestos: seleccione qué impuestos serán aplicados
• Vías: seleccione las vías que necesite
• Tipo de factura: para seleccionar si se trata de una factura u otro (por ejemplo, nota de crédito)
• Clientes y proyectos: puede seleccionarlo a partir de los clientes que ya tiene cargados en el sistema y, al hacer esto, los datos del cliente se cargarán de forma automática
• Renglones de la factura: aquí podrá ingresar los cantidades, detalles, valor unitario y total

Los detalles del cliente se han cargado automáticamente, ya que lo hemos seleccionado previamente:

Nota: “Company ID” es el número de contribuyente

Una vez agregada la factura, podrá acceder a la misma desde el listado, donde incluso podrá filtrarlas por su estado:

• Pendiente: esperando el pago del cliente
• Impresa: ya ha sido impresa
• Confirmada: ya ha sido pagada
• Cancelada: la factura ha sido cancelada por algún motivo
• Todo: remueve los filtros

Una vez que acceda a la factura, se verá así:

En la esquina superior derecha, debajo de Acciones, notará que hay varias acciones que puede realizar como, por ejemplo, editar, cancelar, imprimir y pre-visualizar la factura, entre otros.

Esta función le permite visualizar una vista previa de la factura, que puede imprimir en papel o guardar como PDF:

Al utilizar esta opción, el estado de la factura cambiará a “Impresa”, y podrá imprimir tantas copias como haya seleccionado para la factura en cuestión.

Para hacer esto, deberá seleccionar una de las libretas que mencionamos anteriormente y, una vez realizado esto, se mostrará la serie y el número asignado a la factura.

Observe que puede modificar este número manualmente en caso de que desee saltear la detección automática.

Importante: Por el momento, solo contamos con un diseño estándar para la estructura de la impresión de facturas, y el mismo no se puede modificar por interfaz. Si desea que Feng Office trabaje en un diseño personalizado que se ajuste al diseño de las facturas de su organización, póngase en contacto con su Ejecutivo de Cuentas para obtener más información.

Esta opción le permite cancelar la factura.

Una vez que la factura ha sido impresa, cuenta con la opción de confirmarla como paga.

NOTA: Para poder generar facturas desde tiempos de trabajo, primero asegúrese de tener configuradas categorías de facturación

Existen dos opciones para generar facturas desde tiempos de trabajo:

1 - Generar facturas desde el módulo de horas

Para esta opción, solo necesitará seleccionar el tiempo de trabajo para el que desea generar la factura y hacer clic en “Generar factura”. El estado de facturación de cada tiempo de trabajo se muestra al lado de la descripción del mismo, tal como se puede ver en la imagen de arriba

2 - Generar facturas desde tiempos de trabajo dentro de tareas

También puede generar facturas desde tiempos de trabajo dentro de tareas. Para ello solo necesitará hacer clic en “Generar factura” en el menú de acciones de la tarea, como se muestra arriba.

También cuenta con la opción de generar varias facturas a partir de varias tareas con tiempos de trabajo. Esto lo puede hacer seleccionándolas en el listado de tareas y haciendo clic en “Generar factura” en la barra de herramientas.

Supongamos que tiene un cliente que le paga una vez al mes. Con las facturas recurrentes de Feng Office, no hay necesidad de generar una factura nueva cada vez, ni de volver a ingresar los datos de la factura anterior. Se puede hacer todo de forma automática.

PASOS:

1. Sitúese en el cliente para el que quiere generar la recurrencia mensual de facturación..
2. Diríjase al módulo de facturación e ingrese la nueva factura, siguiendo los pasos proporcionados en este artículo más arriba.
3. Diríjase a la pestaña Más Detalles, seleccione la opción de repetición “Repetir mensualmente” y, a continuación, defina por cuánto tiempo desea mantener esta repetición.

Y listo! Una vez que se imprima la primera factura, la segunda factura se generará automáticamente para el siguiente mes (siempre podrá editar la siguiente factura y modificar, por ejemplo, la cantidad o la fecha)