Cómo trabajar con plantillas en Feng Office

Lo que nosotros llamamos Plantillas de tareas son lo que la mayoría de las personas conoce como Flujos de trabajo y Procesos. Por lo tanto, es una de las herramientas más potentes de Feng Office, si no la más potente.

Configurar las plantillas correctas en Feng Office lo ayudará mucho a:

1. Mejorar la productividad ahorrando mucho tiempo (y por lo tanto, dinero)
2. Reducir el riesgo de errores (principalmente al evitar omisiones)

Siga leyendo para conocer más.

Las plantillas de Feng Office son una herramienta muy potente para dar inicio a un nuevo proyecto/servicio.

En lugar de tener que crear todas las tareas desde cero, puede crear las tareas de manera muy sencilla con muy pocos datos, y luego crear procesos o flujos de trabajo en cuestión de segundos.

Una plantilla de Feng Office es una colección de tareas que representan un proceso o flujo de trabajo. La mayoría de las organizaciones y compañías tienen algunos procesos que deben ejecutar regularmente, siguiendo un conjunto de pasos pre-definido. Si utiliza plantillas, podrá estandarizar procesos, asegurándose de que todos en su organización sigan los pasos que ya han demostrado generar buenos resultados, y de que no se omita ninguno.

Esto generalmente aplica a todos los tipos de procesos, pero los tres más comunes que hemos visto son:

• Brindar un servicio
• Ejecutar proyectos
• Procesos de organización interna (por ejemplo: agregar un nuevo cliente, pagar impuestos, sueldos, etc.)

Las plantillas generalmente definen un pequeño conjunto de pasos básicos, pero también le permiten definir detalles específicos de un proceso. Depende de su equipo explorar y definir el nivel de detalle que requerirán sus plantillas (aunque un consultor especializado de Feng Office con gusto lo asistirá en esta definición).

El truco para lograr una introducción (implantación) exitosa de las plantillas de Feng Office en su organización es comenzar con tan solo unos pocos procesos (y los más esenciales).

Para darle un ejemplo, nuestra plantilla más utilizada y refinada en Feng Office es nuestra plantilla Nuevo Cliente.

Cada vez que un nuevo cliente se suscribe, debemos hacer varias cosas (y queremos asegurarnos de que se hagan). Queremos:

• Agradecer y felicitar al cliente por la compra.
• Asegurarnos de que reciban todos los servicios y productos que han comprado
• Si tienen feedback que desean compartir, queremos conocer ese feedback - y contactarlos periódicamente para saber cómo se encuentran y si necesitan nuestra ayuda
• Asegurarnos de que nuestro departamento de administración se haya encargado correctamente de su registro y facturación

Las plantillas son una forma de asegurarnos de que ninguna de estas cosas pase desapercibida, y además nos ahorran mucho tiempo, requiriendo que solo llenemos algunos parámetros (variables) cuando las instanciamos.

Los elementos que componen una plantilla son:

1. Nombre
2. Descripción
3. Tareas
4. Variables (o parámetros)

Este es el nombre de la plantilla, que será el proceso o flujo de trabajo.

Se visualizará y permitirá una simple selección cuando lo busque.

Una breve descripción de la plantilla, para que sea sencillo recordar cuál es su uso.

Aquí puede agregar distintas tareas e hitos en los que va a estar trabajando luego

Las variables le permiten modificar algunas propiedades de una tarea (o varias) cuando crea una plantilla.

Existen varias variables distintas, que puede utilizar o no, para distintos propósitos, y que le permitirán definir los siguientes datos respecto a la tarea:

1. Nombre
2. Asignado
3. Descripción (se puede mostrar como Texto)
4. Fecha de finalización
5. Fecha de incio

Las plantillas le permiten crear distintos tipos de variables que luego sustituirán a los campos previamente mencionados en una tarea:

La variable Usuario se utiliza para luego seleccionar un usuario cuando apliquemos la plantilla.

La variable Fecha se utiliza para luego configurar distintas fechas cuando apliquemos la plantilla.

La variable Texto se utiliza para luego agregar un parámetro de texto a la plantilla cuando la apliquemos.

Como tutorial, le mostraremos cómo crear una plantilla que lo ayudará siempre que tenga que agregar un nuevo cliente a sus registros. Sin embargo, puede utilizarla para distintos propósitos que se ajusten a sus necesidades.

Una cosa importante a tener en cuenta, es proceder con detenimiento la primera vez que cree una plantilla, puesto que hay muchos factores involucrados. Sin embargo, luego de hacerlo una vez, el resto le parecerá muy fácil de crear, y el tiempo que ahorrará hará que haya valido la pena!

Nota importante: Tenga en cuenta que si usted es un usuario suscrito, siempre puede ponerse en contacto con su Ejecutivo de cuentas de Feng Office y agendar una sesión de consultoría, para que él/ella lo asista en el proceso.

1) Diríjase al panel de administración

2) Seleccione el icono Plantillas

3) Seleccione Nueva plantilla de tareas

Ahora debe agregar las tareas que serán parte de la plantilla.

Haga clic en Agregar una nueva tarea a esta plantilla como se muestra a continuación

Ahora deberá completar cierta información, como por ejemplo:

1. Nombre de la tarea
2. Descripción
3. Tiempo estimado

No es necesario que ingrese la fecha de inicio o fin, ni el asignado, puesto que será mejor utilizar variables para estos campos, como se explica más abajo.

Observe que incluso puede crear tareas repetitivas (pero en este caso se le solicitará una fecha de inicio o fin).

Una vez agregadas las tareas, puede proceder a trabajar con sus variables. Observe que también puede agregar subtareas, editar las tareas que ya ha creado, e incluso eliminarlas.

Luego de crear las tareas como se explica abajo, puede proceder a trabajar con las variables.

Busque la sección Variables:

Ahora haga clic en Agregar variable a esta plantilla para agregarlas como se muestra a continuación:

Agreguemos una nueva variable de tipo Usuario llamada “Usuario administrativo”, y luego otra llamada “Ejecutivo de Cuentas”

Ahora creemos una nueva variable de tipo Texto llamada “Nombre del cliente”, que se verá así:

Finalmente, agreguemos una nueva variable de tipo Fecha, llamada “Fecha de ingreso”

Luego de agregadas, la lista de variables se verá así:

Una vez agregadas las tareas, haga clic en el botón Editar variables y comience a agregar las variables nuevas, seleccionando qué campo de la tarea va a estar modificando:

Asignado a:

Podrá seleccionar un usuario Fijo o Paramétrico, como se muestra debajo. Recomendamos seleccionar paramétrico, para que luego pueda definir el usuario más adecuado

Fecha de inicio o fecha de fin:

Seleccione la cantidad de días posteriores o anteriores a la fecha que defina cuando instancie la plantilla en los cuales desea que tenga lugar la tarea

Parámetro de texto:

Veamos qué sucede cuando intenta utilizar una variable de texto, ya sea para la Descripción de la tarea o su Nombre.

Podrá seleccionar un texto específico para agregar a la tarea. Esto debe hacerse con cuidado como se muestra a continuación

En el paso anterior, hemos aprendido cómo agregar parámetros.

Deberían verse así para la primera tarea, por ejemplo:

Ahora veamos toda la pantalla luego de haber configurado el resto de las tareas:

Una vez que finalicemos, debemos hacer clic en Agregar plantilla en la parte superior o inferior de la pantalla, y así la veremos en la lista de plantillas:

Una vez creada la plantilla, podrá utilizarla siempre que desee con tan solo unos clics!! Esta es la magia detrás de las plantillas!

Por ejemplo, agreguemos un nuevo Cliente llamado Acme, y accedamos al mismo.

Si deseamos registrarlo como tal, deberemos crear las tareas mediante la plantilla previamente creada:

A continuación, se nos solicitarán los parámetros que hemos creado para esa plantilla específica, así que debemos completar esta información.

Luego de agregar la información, estos parámetros (o variables si prefiere llamarlas así) serán reemplazados según corresponda por los que hemos configurado previamente en la creación de la plantilla.

Por último pero no menos importante, debemos hacer clic en Crear tareas.. y voila!!

Nos hemos ahorrado muchísimo tiempo!!!

Muchos de ustedes hallan gran valor en las plantillas de Feng Office. Hacen que el trabajo sea mucho más eficaz y nos ahorran muchísimo tiempo. Nosotros también las amamos y utilizamos mucho - así que hemos decidido mejorarlas un poco más. El plugin Power Workflows agrega muchas posibilidades nuevas a la configuración básica de plantillas. Para obtener más información acerca de los Power Workflows, consulte este artículo.

Nota importante: El plugin Power Workflows solo se encuentra disponible en las ediciones Corporativa y Profesional (opcional) de Feng Office.

A partir de la versión 3.2 de Feng Office, usted cuenta con la opción de instanciar plantillas desde un correo, logrando que algunos procesos sean mucho más rápidos.

PASOS:

1 - Diríjase a la vista de edición de la plantilla que desea poder instanciar a partir de correos y seleccione la opción “Puede ser instanciada desde un correo”. Si desea que el cuerpo y asunto del correo se incluyan automáticamente en las tareas de la plantilla, seleccione las variables correspondientes. Luego, guarde los cambios.

2 - Cuando reciba un correo, verá la siguiente opción en el menú de acciones.

3 - Será redirigido a la siguiente pantalla, en donde deberá completar los campos requeridos para plantilla, como lo hace habitualmente.

Haga clic en Crear Tareas y se instanciará la plantilla.

NOTA: Si clasifica el correo recibido en un espacio de trabajo, cliente, proyecto o carpeta, la plantilla instanciada mantendrá la misma clasificación.