Comment paramétrer OpenGoo

Cette page est un tutorial qui vous permettra de paramétrer rapidement OpenGoo après l'installation.

Même si l'utilisation d'OpenGoo peut être diversifiée, il y a certains aspects qui sont toujours identiques. Il est important de bien paramétrer votre installation pour que les utilisateurs soient satisfaits du système, pour accroitre sa facilité d'utilisation, pour l'efficacité de votre travail en collaboration et la réussite de votre projet. Alors, pourquoi ne pas passer quelques minutes à parcourir ce tutoriel et mettre en œuvre des recommandations qui pourraient être précieuses pour vous.

Ce tutorial est un peu comme une cheklist: il indique quoi faire, puis êtes redirigés vers d'autres partie du wiki pour apprendre comment le faire.

Si vous venez tout juste de vous connecter à votre nouvelle installation vous devriez voir un écran similaire à celui-ci (en français bien sur). Comme vous le voyez il n'y a pour l'instant qu'un seul utilisateur qui est l'administrateur et aucune autre informations.

La première étape est plutôt technique. Mais ne vous inquiétez pas: c'est juste une question de choix d'une option dans un menu déroulant, et si vous ne savez pas trop laquelle choisir laissez les choses en l'état.

Que faire:

• Décider que vous voulez stocker vos fichiers (vos documents, les avatars, les logos d'entreprise etc) dans votre système de fichiers (par défaut) ou dans votre base de données.

Comment faire:

• Utiliser le panneau d'administration

Pour commencer, accédez à votre compte utilisateur en cliquant sur “compte” dans le coin supérieur droit. Ce compte a été créé lors l' installation, mais il n'est pas très informé pour l'instant.

Que faire:

• Définissez un nom d'affichage (en général, votre vrai nom) qui va remplacer votre nom d'utilisateur lorsque d'autres utilisateurs voudront consulter votre activité dans OpenGoo. “Martin Albert” est beaucoup plus lisible que “malbert”, n'est-ce pas?
• Vérifiez votre adresse e-mail. Tous les e-mails de notification iront à cette adresse, assurez vous qu'elle est valide.
• Réglez votre fuseau horaire.
• Transférez une image de votre avatar. Le travail est beaucoup plus agréable si les gens peuvent voir à quoi leurs partenaires ressemblent.
• Et pourquoi ne pas créer immédiatement un contact avec vos coordonnées et numéros de téléphone ?
• Pour l'instant, il n'y a pas besoin d'intervenir sur les permissions.

Comment faire:

• Gérer votre compte

Avant toute chose, créer les sociétés collaboratrices. Les utilisateurs, les contacts, les contextes sont tous en rapport avec les sociétés, c'est donc une bonne méthode de commencer par là (encore que cela dépende étroitement de votre utilisation d'OpenGoo, note du traducteur).

Que faire:

• Compléter les informations de la société propriétaire.
• Créer les sociétés clientes pour toutes les sociétés collaboratrices, ou les organisations, ou les groupes, etc …

Comment faire:

• Travailler avec les sociétés

Toutes les informations dans OpenGoo sont organisées en contextes, c'est pourquoi il faut les créer le plus tôt possible. Comme vous pouvez organiser les contextes dans des structures hiérarchiques, il vaut la peine de prendre le temps de réfléchir à une structure idéale avant de la construire. Gardez à l'esprit que les contextes sont plus que des dossiers, car il y a des permissions qui leur sont rattachés.

Que faire:

• Définir la façon dont vous organisez vos contextes.
• Créez les contextes dont vous avez besoin. Soyez parcimonieux: tant que vous n'avez pas une quantité énorme d'informations pour de nombreuses entreprises, une foule d'utilisateurs, une pléthore de projets il sera préférable de créer peu de contextes. Beaucoup de contexte dans une structure compliquée peut conduire à perdre de l'information (ou même à la rendre accessible pour des utilisateurs non autorisés).
• Donner à chaque contexte une description et choisir de l'afficher sur l'écran d'aperçu.

Comment faire:

• Travailler avec les contextes

Il n'y a pas beaucoup de paramètres dans la configuration d'OpenGoo, et certains d'entre eux ne sont pas utiles pour vous. Mais c'est une bonne idée de vérifier maintenant, pas plus tard.

Que faire:

• Activer la mise à jour de manière à être informé sur les nouvelles versions d'OpenGoo dès qu'elles sont disponibles.
• Vérifiez si vous souhaitez maintenir votre décision par rapport au stockage de vos fichiers (base de données ou système de fichiers). Si vous décidez de changer cela maintenant vous perdrez probablement votre avatar, le logo de certaines entreprises crées par vous, mais pas plus - c'est votre dernière chance de faire comme vous voulez. (Si vous changez plus tard vous perdrez non seulement tout votre trombinoscope et les logos d'entreprises, mais aussi tous les fichiers et documents créés depuis l'installation, alors gaffe!)
• Si l'option est valide, choisissez le thème que vous souhaitez.
• Vérifiez les options d'envoi de mail par OpenGoo (notifications). Étant donné que la collaboration en ligne dépend très largement de l'information concernant les changements sur la plate-forme, il est essentiel qu'OpenGoo soit capable d'envoyer des e-mails à chaque collaborateurs (souscripteurs). D'autre part, le réglage par défaut (qui est l'envoi d'e-mails en PHP) fonctionne généralement bien, il vous suffit de modifier l'option de compatibilité avec serveur Microsoft Exchange Server ou un serveur SMTP le cas échéant (je ne suis pas parvenu à le faire fonctionner depuis mon installation sur le serveur de free, note du traducteur).

Comment faire:

• Utiliser le panneau d'administration

Il est maintenant temps d'ouvrir votre installation d'OpenGoo à d'autres personnes par la création d'utilisateurs.

Que faire:

• Créer un compte utilisateur pour chaque personne qui collabore avec votre plate-forme. Ne laissez pas plusieurs personnes partager le même compte, car cela rend les choses plus compliquées, moins sûres aussi, et il n'y a aucune raison de faire ainsi - OpenGoo est un logiciel libre, donc vous ne payez pas de licence à chaque utilisateur supplémentaire (argument de poids pour le faire accepter à votre employeur, NdT).
• Prenez le temps de bien compléter les informations - c'est peu de choses, mais cela sera important par la suite. Surtout soyez attentifs sur les questions suivantes:
  • De quelle société dépend tel utilisateur?
  • Si un utilisateur dépend de la société propriétaire doit-il obtenir les droits d'administration (comme vous)?
  • Quel sera le mot de passe pour ce compte - et comment les utilisateurs sont-ils informés de cela? Pouvez-vous créer un mot de passe automatiquement et l'envoyer par e-mail tout de suite - ou vous faut-il configurer manuellement le mot de passe et l'envoyez par un canal sécurisé comme le téléphone, un fax ou un courrier postal ? Si les informations dans OpenGoo restent très confidentielles, vous devez réfléchir à deux fois avant d'envoyer un mot de passe par e-mail (non crypté).
  • Allez vous créer un contact pour chaque utilisateur dés à présent ? (Si vous n'êtes pas sûr, faites-le, c'est une bonne pratique).
  • A quel contexte tel utilisateur doit-il avoir accès ? La réponse dépend beaucoup de vos besoins, il n'y a donc pas de règles. En passant: n'oubliez pas de cocher les options plus détaillées des droits des utilisateurs au sein d'un contexte.
• Après la création des utilisateurs, accédez à la rubrique “Contacts” et remplissez au moins certaines des informations de base pour les contacts qui ont trait à vos utilisateurs.

Comment faire:

• Comprendre la différence entre utilisateurs et contacts
• Utiliser le panneau d'administration

Il y a des tâches que peuvent être effectuées par OpenGoo de manière asynchrone (en arrière-plan), sans la nécessité d'une interaction avec l'utilisateur. Récupérer de nouveaux courriels ou envoyer des notifications par exemple. Cela peut grandement améliorer la convivialité. L'utilisateur n'a pas besoin d'attendre pendant que OpenGoo va chercher les nouveaux messages, les nouveaux courriels seront déjà en attente pour dans le gestionnaire de courriel d'OpenGoo. L'administrateur peut configurer la fréquence de ces tâches en allant à Panneau d'administration → Événements programmés.

Mais pour que cela fonctionne, vous devez dire à votre serveur de procéder périodiquement à l'exécution d'un script dans OpenGoo. Ce script est “cron.php”, dans la racine du dossier d'OpenGoo. Ce script peut être exécuté soit via Internet ou par l'exécution d'une commande PHP via un logiciel de terminal. Cependant, faire appel périodiquement au serveur pour exécuter ce script n'est pas important, le moyen le plus efficace d'y parvenir est de définir une tâche cron qui s'exécute toutes les x minutes:

  wget http://localhost/opengoo/cron.php

Si vous n'avez pas wget ou un outil similaire, vous pouvez utiliser l'interpréteur PHP en ligne de commande et exécuter cron.php. Assurez-vous que l'utilisateur qui appelle ce script est le même que celui du serveur web afin de vous éviter des problèmes d'autorisations (vous pouvez le faire en rendant l'utilisateur propriétaire de la tâche ou en utilisant sudo-u <utilisateur> avant la commande):

  php /path/to/opengoo/cron.php

Vous pouvez sauver la sortie de la commande de cette manière:

  php /path/to/opengoo/cron.php > cron_log.txt 2>&1

Pour avoir plus d'informations sur la configuration de cron avec linux/unix: http://doc.ubuntu-fr.org/cron

Si vous n'avez pas d'autre solution possible vous pouvez essayer ceci:

• ce script appelle cron en continue puis se met en veille:

      while [ 1 = 1 ]; do
        php /path/to/opengoo/cron.php
        sleep 60  # sleep for a minute
      done

• cette solution donne à votre navigateur un accès périodique à http:/ /(opengoo root)/cron.php

Vous pouvez grandement améliorer le démarrage d'OpenGoo en suivant ces quelques instructions. Toutes les version d'OpenGoo sont livrées avec du code javascript et CSS décompressé, mais elles contiennent aussi des versions légères (et qui se chargent aussi plus vite). Pour utiliser ces dernières il suffit d'ajouter les deux lignes de code suivantes dans le fichier config/config.php file, comme ceci:

    define('COMPRESSED_CSS', true);
    define('COMPRESSED_JS', true);

Note: Si vous modifiez du javascript et/ou du CSS, vos modifications ne seront pas prises en compte dans le code “allégé”. Vous devrez “alléger” le nouveau code en allant à http:/ /(opengoo root)/public/tools et choisir “Minify CSS and Javascript”.

Vous pouvez aussi tester ceci, mais ça ne marche pas à tout les coups:

    define('USE_JS_CACHE', true);

Ceci compresse les scripts javascript de l'initialisation et accélère le chargement d'OpenGoo.