Travailler avec les contextes

Les contextes sont des concepts très puissants et souples d'OpenGoo pour l'organisation de l'information et de contrôle des droits d'utilisateur. D'autre part, les contextes ne sont pas faciles à comprendre pour tout le monde, alors assurez-vous de savoir comment utiliser cette fonctionnalité.

Fondamentalement, toutes les informations dans OpenGoo sont organisés en contextes . D'autres logiciels de travail collaboratifs utilisent des projets ou des dossiers pour organiser l'information; les contextes sont similaires, mais pas tout à fait. Voici quelques éléments sur les contextes:

• Un contexte peut représenter un client, un projet ou tout autre objet dans un système de classification que vous utilisez. Le contexte est un concept générique, il a du sens seulement par son nom.
• Un contexte peut contenir d'autres contextes. En d'autres termes, vous pouvez créer des hiérarchies de contexte avec un maximum de 10 niveaux. ¹⁾ (Mais attention: de nombreux contextes dans une structure compliquée présente des risques de perte d'information, ce qui la rend difficilement accessible au public même accessible pour des utilisateurs non autorisés.)
• Les contextes sont différents des dossiers à cet égard, vous pouvez non seulement voir ce qui se trouve à l'intérieur d'un contexte, mais aussi ce qui se trouve dans tous les sous-contextes de ce contexte. C'est la raison pour laquelle les contextes sont beaucoup plus que des filtres, comme les dossiers.
• Les contextes sont utilisés pour contrôler les autorisations dans OpenGoo. Vous pouvez accorder à un utilisateur le droit de travailler avec un certain contexte et lui cacher complètement un autre contexte. Il y a aussi des paramètres de permission plus détaillés (qui sont examinés plus en détail dans la page sur les droits des utilisateurs).

La manière la plus évidente pour la sélection d'un contexte est d'avoir ouvert la barre latérale à gauche et de cliquer sur un contexte. Tant que vous ne cachez pas votre barre latérale, c'est la méthode préférée.

Si la barre de gauche est masquée, vous avez deux possibilités:

1. Cliquez n'importe où sous le bouton dans la barre latérale. Ceci ouvre temporairement la barre latérale: lorsque vous déplacez votre souris hors de la barre celle-ci est à nouveau masquée.

2. Placez votre pointeur sur le titre du contexte en haut à gauche de l'écran. Ceci déploie une vignette contenant les contextes immédiatement relatifs au contexte affiché.

Si vous n'êtes pas à la racine de vos contextes (Tous), alors vous voyez affiché le chemin qui mène au contexte courant. Nous appelons ceci le fil d'Ariane des contextes:

Le fil d'Ariane des contextes fonctionne de façon très similaire au fil d'Ariane de la navigation, un clic dans le chemin ouvre immédiatement le lien correspondant.

Dans le tableau de bord vous pouvez voir affiché non seulement le nom du contexte courant mais aussi une description de celui-ci.

Dans la vue en liste il n'y a pas le nom du contexte. (Mais pour beaucoup d'objets vous pouvez voir les contextes auxquels ils sont affectés au début de chaque ligne, dans la couleur attribuée aux contextes respectifs) .

Il y a deux façons d'éditer propriétés d'un contexte. La plus commune est de sélectionner le contexte dans la barre latérale et de cliquer en haut sur l'icône des propriétés :

Si vous êtes administrateur vous pouvez aller dans le panneau d'administration. Là vous pouvez accéder à une liste alphabétique des contextes ce qui vous permet de les éditer et/ou de les supprimer:

OpenGoo créé automatiquement un contexte personnel pour chaque utilisateur. Par défaut ce contexte n'est visible que par l'utilisateur qui en est propriétaire.

Au début nous avons dit que toutes les informations dans OpenGoo sont organisées dans des contextes. Mais une fois de plus les contextes ne sont pas aussi simples que les dossiers : Il y a certains types d'informations qui peuvent appartenir à plusieurs contextes alors que d'autres types d'informations ne peuvent être attribuées qu'à un seul contexte à la fois. ((Il existe des astuces pour rendre tous types d'objets relatifs à plusieurs contextes - voir http://forums.opengoo.org/index.php?topic=389

Quand vous sélectionnez un objet appartenant à un seul contexte la première chose que vous voyez c'est le contexte d'appartenance (msauter_personal dans cet exemple):

Si vous cliquez sur le contexte courant vous développez la branche des contextes depuis le panneau latéral ce qui vous permet de sélectionner un autre contexte (mais seulement un seul):

Les objet suivants appartiennent à un seul contexte à la fois:

• Courriels
• Evènements
• Jalons
• Tâches
• Liens internet

Lorsque vous modifiez un objet pouvant être affecté à des contextes multiples, vous voyez l'arborescence des contextes comme dans la barre latérale de gauche (y compris l'option de filtrage), mais avec une case à cocher en face de chaque contexte. Cela vous permet d'attribuer autant de contextes que vous le souhaitez à cet objet.

Les objets de ce type peuvent être affectés à des contextes multiples:

• Notes
• Contacts (includes a text field for roles)
• Sociétés
• Documents
• Modèles de tâches

Si vous ne modifiez rien, les objets sont affectés au contexte courant par défaut. Si vous positionnez la sélection des contextes sur Tous alors le nouvel objet est affecté par défaut à votre contexte personnel.

La corbeille est un contexte spécial qui contient les objets qui ont été détruits (ou, pour être plus précis : mis à la poubelle).