Κατανοώντας τα Δικαιώματα των Χρηστών

Σε ένα περιβάλλον πολλαπλών χρηστών ο έλεγχος του τι μπορεί να κάνει ένας χρήστης είναι ζωτικής σημασίας. Αν χρησιμοποιείτε το Feng Office ως εξωτερικός πελάτης ίσως δεν θα θέλετε ένας πελάτης να μπορεί να δει τα έγγραφα ενός άλλου πελάτη. Εάν χρησιμοποιείτε το Feng Office ως ένας εσωτερικός πελάτης μπορεί να έχετε ορισμένες περιοχές εργασίας όπου ορισμένοι εργαζόμενοι δεν επιτρέπεται να επεξεργάζονται τις πληροφορίες, και κάποιες άλλες περιοχές εργασίας που είναι ορατές μόνο στη διοίκηση.

Ο ορισμός των δικαιωμάτων χρηστών είναι μία από τις πιο δύσκολες εργασίες στο Feng Office. Υπάρχουν ιδιότητες σε διαφορετικά μέρη,και πρέπει να γνωρίζετε που θα τις βρείτε και πως σχετίζονται μεταξύ τους. Αυτή η σελίδα προσπαθεί να συγκεντρώσει όλες τις διαφορετικές ρυθμίσεις που ρυθμίζουν τα δικαιώματα χρηστών.

Βασικά υπάρχουν δύο διαφορετικοί τύποι δικαιωμάτων: Μερικά έχουν εφαρμογή σε ολόκληρη την εφαρμογή του Feng Office - τα ονομάζουμε δικαιώματα συστήματος. Άλλα μπορούν να οριστούν σε επίπεδο περιοχής εργασίας - αναφερόμαστε σε αυτά ως δικαιώματα περιοχών εργασίας.

Από την άλλη υπάρχουν διαφορετικά επίπεδα για να δίνει κάποιος δικαιώματα: Μπορείτε να δώσετε (ή να πάρετε) συγκεκριμένα δικαιώματα για κάθε χρήστη (δικαιώματα επιπέδου χρήστη) ή για κάθε ομάδα (δικαιώματα επιπέδου ομάδας). Σε παλιότερες εκδόσεις υπήρχαν και τα δικαιώματα επιπέδου εταιρίας, αλλά δεν υπάρχουν από το Feng Office 1.5 και έπειτα.

Στο επίπεδο κάθε μεμονομένου χρήστη μπορείτε να ορίσετε δικαιώματα συστήματος καθώς και δικαιώματα περιοχών εργασίας.

Τα δικαιώματα συστήματος ορίζουν αν ένας χρήστης:

• Μπορεί να επεξεργαστεί τα δεδομένα της ιδιοκτήτριας εταιρείας: Αν έχει οριστεί αυτό το δικαίωμα ο χρήστης θα μπορεί να επεξεργάζεται τα δεδομένα της ιδιοκτήτριας εταιρείας στον πίνακα διαχείρισης. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο στους διαχειριστές του συστήματος.
• Μπορεί να διαχειριστεί την ασφάλεια: Αν έχει οριστεί αυτό το δικαίωμα ο χρήστης θα μπορεί να επεξεργάζεται τα δικαιώματα άλλων χρηστών στον πίνακα διαχείρισης. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο στους διαχειριστές του συστήματος.
• Μπορεί να διαχειριστεί τις περιοχές εργασίας: Αν έχει οριστεί αυτό το δικαίωμα ο χρήστης θα μπορεί να προσθέτει, επεξεργάζεται και διαγράφει περιοχές εργασίας.
• Μπορεί να διαχειριστεί τις ρυθμίσεις: Αν έχει οριστεί αυτό το δικαίωμα ο χρήστης θα μπορεί να επεξεργάζεται τις ρυθμίσεις του συστήματος στον πίνακα διαχείρισης. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο στους διαχειριστές του συστήματος.
• Μπορεί να διαχειριστεί όλες τις επαφές: Αν έχει οριστεί αυτό το δικαίωμα ο χρήστης θα μπορεί να επεξεργάζεται όλες τις Επαφές του συστήματος.
• Μπορεί να διαχειριστεί πρότυπα: Αν έχει οριστεί αυτό το δικαίωμα ο χρήστης θα μπορεί να προσθέτει, επεξεργάζεται και διαγράφει Πρότυπα στον πίνακα διαχείρισης. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο στους διαχειριστές του συστήματος.
• Μπορεί να διαχειριστεί αναφορές: Αν έχει οριστεί αυτό το δικαίωμα ο χρήστης θα μπορεί να προσθέτει, επεξεργάζεται και διαγράφει Αναφορές στην επιλογή αναφορών.
• Μπορεί να διαχειριστεί την ώρα: Αν έχει οριστεί αυτό το δικαίωμα ο χρήστης θα μπορεί να δουλεύει στο εργαλείο της Ώρας και να προσθέτει χρονικά πλαίσια στις εργασίες.

Τα δικαιώματα περιοχών εργασίας μπορούν να τεθούν με την επιλογή των αντίστοιχων περιοχών εργασίας, κάτι το οποίο δίνει στον χρήστη πλήρη δικαιώματα σε εκείνη την περιοχή εργασίας.

Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε τα δικαιώματα μιας περιοχής εργασίας από την οθόνη Επεξεργασία περιοχής εργασίας. Εδώ μπορείτε να επιλέξετε ποιοι χρήστες θα έχουν πρόσβαση στην περιοχή εργασίας. Αυτά τα δικαιώματα είναι τα ίδια με εκείνα που ορίζονται στην οθόνη επεξεργασίας χρηστών.

Αν θέλετε να ρυθμίζετε τα δικαιώματα περιοχών εργασίας με περισσότερη λεπτομέρεια, κάντε κλικ στο όνομα της περιοχής εργασίας για να εμφνανίσετε τις λεπτομέρειες δικαιωμάτων περιοχών εργασίας. Εκεί μπορείτε να ορίσετε για κάθε τύπο αντικειμένου αν ένας χρήστης είναι ικανός να το διαβάσει και να το επεξεργαστεί, να το διαβάσει μόνο, ή να μην το βλέπει καθόλου.

Υπάρχουν ακόμη δύο επιλογές για να ρυθμίζεται ο τρόπος με τον οποίο οι χρήστες μπορούν να αναθέτουν εργασίες σε άλλους χρήστες. Αν ενεργοποιήσετε την πρώτη επιλογή, αυτός ο χρήστης θα μπορεί να αναθέτει εργασίες στους χρήστες τις ιδιοκτήτριας εταιρείας; αν επιλέξετε τη δεύτερη, αυτός ο χρήστης θα μπορεί να αναθέτει εργασίες σε χρήστες άλλων εταιρειών πελατών. Αν δεν επιλέξετε κανένα από τα δύο, αυτός ο χρήστης θα μπορεί να αναθέτει εργασίες στους χρήστες της εταιρείας του.

Οι ομάδες (ή οι ρόλοι) είναι ένας κοινός τρόπος διαχείρισης των δικαιωμάτων των χρηστών. Η ιδέα είναι ότι αντί να δίνονται δικαιώματα για κάθε χρήστη, μπορούν να οριστούν ομάδες (ή ρόλοι) με συγκεκριμένα δικαιώματα και να εισαχθούν οι χρήστες σε αυτά. Αυτό κάνει τη διαχείριση πιο εύκολη.

Από την έκδοση 1.5 και έπειτα μπορείτε να ορίσετε δικαιώματα περιοχών εργασίας όπως επίσης και δικαιώματα συστήματος για μια ομάδα. Τα δικαιώματα μιας ομάδας θα έχουν εφαρμογή σε όλους τους χρήστες της ομάδας. Τα δικαιώματα είναι συσσωρευτικά, δηλαδή ένας χρήστης θα έχει όλα τα δικαιώματα που έχουν οι ομάδες στις οποίες ανήκει συν τα δικά του που κατέχει μεμονομένα σαν απλός χρήστης.

Τα δικαιώματα της εταιρείας δεν λαμβάνονται υπόψιν στο Feng Office 1.5.x, συνεπώς μπορείτε να μη διαβάσετε αυτή την ενότητα αν χρησιμοποιείται αυτή την έκδοση.

Υπάρχει επίσης μια οθόνη από όπου μπορείτε να ορίσετε δικαιώματα περιοχών εργασίας για κάθε εταιρεία.

ΠΡΟΣΟΧΗ: Το αν ένας χρήστης μπορεί να έχει πρόσβαση ή οχι σε μια περιοχή εργασίας, ορίζεται από τα δικαιώματα περιοχών εργασίας (βλέπε παραπάνω), όχι από τα δικαιώματα περιοχών εργασίας της εταιρείας στην οποία ανήκει ο χρήστης. Αν προσθέσετε τα δικαιώματα σε μια εταιρία για πρόσβαση σε μια συγκεκριμένη περιοχή εργασίας, αυτά τα δικαιώματα δεν δίνονται αυτόματα σε όλους τους χρήστες αυτής της εταιρίας. Πρέπει να ορίσετε αυτά τα δικαιώματα για κάθε χρήστη ξεχωριστά (αυτό εξηγεί το κίτρινο κουτί). Αυτό σας αποτρέπει από το να δώσετε λανθασμένα σε έναν χρήστη δικαιώματα.

Ωστόσο αυτό μπορεί να δημιουργεί κάποια σύγχυση, και μπορεί να αναρωτηθείτε ποια δικαιώματα περιοχών εργασίας σε επίπεδο εταιρίας είναι κατάλληλα για αυτούς. Προσθέτοντας ή αφαιρόντας ένα δικαίωμα περιοχής εργασίας σε επίπεδο εταιρίας έχει τα ακόλουθα αποτελέσματα:

• Αν διαγράψετε ένα δικαίωμα περιοχής εργασίας, αυτό το δικαίωμα αφαιρείται από όλους τους χρήστες αυτής της εταιρίας.
• Αν μια εταιρία δεν έχει καθόλου δικαιώματα περιοχών εργασίας, τότε δεν μπορείτε να ορίσετε δικαιώματα περιοχών εργασίας για τους χρήστες της εταιρίας.
• Αν επεξεργάζεστε τα δικαιώματα περιοχών εργασίας ως μέρος των ιδιοτήτων της περιοχής εργασίας (βλέπε Χρησιμοποιώντας τις περιοχές εργασίας), τότε όλοι οι χρήστες των εταιριών που έχουν δικαιώματα για αυτή την περιοχή εργασίας εμφανίζονται αυτόματα.

Αυτή η ενότητα είναι σημαντική μόνο αν χρησιμοποιείτε μια έκδοση του Feng Office παλιότερη της 1.5.

Στο Feng Office 1.5 το “Μπορεί να χειριστεί επαφές” δικαίωμα έχει μετονομαστεί σε “Μπορεί να διαχειριστεί όλες τις επαφές”. Αυτό το δικαίωμα σας δίνει δικαιώματα σε όλες τις επαφές του συστήματος, ανεξαρτήτος της περιοχής εργασίας στην οποία ανήκουν. Αν ένας χρήστης δεν έχει αυτό το δικαίωμα, οι επαφές θα συμπεριφέρονται για αυτόν όπως κάθε άλλο αντικείμενο, έτσι θα μπορεί να βλέπει επαφές που έχουν ανατεθεί σε περιοχές εργασίας στις οποίες μπορεί να “διαβάσει” επαφές.

Σε παλιότερες εκδόσεις ωστόσο, οι επαφές δεν αντιδρούν όπως κάθε άλλο αντικείμενο όσον αφορά τα δικαιώματα. Αν ένας χρήστης έχει δικαιώματα να διαχειρίζεται επαφές, μπορεί να έχει πρόσβαση σε όλες τις επαφές αν κάνει κλικ στο Όλα στον επιλογέα περιοχών εργασίας - όχι μόνο τις επαφές της περιοχής εργασίας όπου έχει δικαιώματα. Με άλλα λόγια: Το να δηλώνετε επαφές σε μια περιοχή εργασίας δεν επηρεάζει την ορατότητά της στους άλλους χρήστες αλλά είναι ένας τρόπος να οργανώνετε τις επαφές.