Λειτουργία με χρήση περιοχών εργασίας

Οι περιοχές εργασίας αποτελούν μία πολύ ισχυρή και ευέλικτη πτυχή του Feng Office για την οργάνωση των πληροφοριών και τον έλεγχο των δικαιωμάτων χρήσης. Από τη άλλη, οι περιοχές εργασίας δεν είναι εύκολα αντιληπτές για όλους, συνεπώς θα πρέπει να δώσετε προσοχή προκειμένου να χρησιμοποιήσετε αυτό το χαρακτηριστικό.

Βασικά όλες οι πληροφορίες στο Feng Office οργανώνοντας σε περιοχές εργασίας. Άλλα συνεργατικά εργαλεία λογισμικού έχουν έργα ή φακέλους για την οργάνωση των πληροφοριών. Οι περιοχές εργασίας αποτελούν ανάλογο εργαλείο αλλά δεν είναι το ίδιο. Παρακάτω μπορείτε να δείτε μερικά στοιχεία των περιοχών εργασίας:

• Μία περιοχή εργασίας μπορεί να αναπαριστά ένα πελάτη, ένα σχέδιο ή ένα οποιοδήποτε άλλο τύπο αντικειμένου σε ένα σύστημα διαβάθμισης που χρησιμοποιείτε. Οι περιοχές εργασίας αποτελούν μία γενική έννοια, παίρνουν το νόημα τους από το όνομα τους.
• Οι περιοχές εργασίας μπορείτε να περιέχουν άλλες περιοχές εργασίας. Με άλλα λόγια μπορείτε να χτίσετε μία ιεραρχία περιοχών εργασίας με μέχρι 10 επίπεδα.¹⁾ (Αλλά προσέξτε: Πολλές περιοχές εργασίας ή μία πολύπλοκη δομή κρύβουν το κίνδυνο της τοποθέτησης πληροφοριών σε λάθος περιοχή εργασίας, το οποίο μπορεί να έχει σαν αποτέλεσμα να αποκρύβεται από το επιθυμητό κοινό ή να είναι προσβάσιμο από μη εξουσιοδοτημένους χρήστες.)
• Οι περιοχές εργασίας είναι διαφορετικές από τους φακέλους στο γεγονός ότι δεν είναι ορατά τα δεδομένα μόνο εντός της ίδιας περιοχής εργασίας αλλά και εντός όλων των υποπεριοχών εργασίας του αρχικής. Για αυτό το λόγο οι περιοχές εργασίας μοιάζουν περισσότερο με τα φίλτρα παρά με τους φακέλους.
• Οι περιοχές εργασίας χρησιμοποιούνται για τον έλεγχο πρόσβασης στο Feng Office. Μπορείτε να δώσετε δικαιώματα σε κάποιο χρήστη για συγκεκριμένες περιοχές εργασίας καθώς και να αποκρύψετε μία περιοχή εργασίας από κάποιο χρήστη. Υπάρχουν αρκετές ακόμα λεπτομερείς παράμετροι πρόσβασης (όπου αναλύονται στη σελίδα δικαιωμάτων των χρηστών).

Ο πιο προφανής τρόπος επιλογής περιοχής εργασίας είναι να έχετε την αριστερή μπάρα ανοικτή και να κάντε κλικ πάνω σε μία περιοχή εργασίας. Όσο η πλαϊνή μπάρα είναι ορατή αυτή είναι η προτιμώμενη μέθοδος επιλογής.

Αν η αριστερή μπάρα δεν είναι ορατή, έχετε δύο τρόπους επιλογής :

1. Κάνετε κλικ κάπου κάτω από το κουμπί με το βέλος στην πλαϊνή μπάρα. Αυτό θα ανοίξει την μπάρα προσωρινά και όταν ο δείκτης του ποντικιού βγει εκτός της περιοχής της μπάρας αυτή θα εξαφανιστεί.

2. Μετακινήστε το ποντίκι πάνω από τον τίτλο της περιοχής εργασίας στο πάνω αριστερό μέρος της οθόνης. Αυτό θα εμφανίσει μία λίστα με όλες τις περιοχές εργασίας που είναι ένα επίπεδο κάτω από τη τρέχουσα περιοχή εργασίας.

Αν δεν είστε στο ανώτερο επίπεδο περιοχών εργασίας («Όλες»), θα δείτε το μονοπάτι της τρέχουσας περιοχής εργασίας. Ονομάζουμε αυτό ίχνος πλοήγησης της περιοχής εργασίας:

Το ίχνος πλοήγησης των περιοχών εργασίας λειτουργεί παρόμοια με τα κλασικά συστήματα πλοήγησης. Έτσι κάνοντας κλικ σε κάποια περιοχής εργασίας στο μονοπάτι μεταφέρεστε άμεσα εκεί.

Στον αρχικό πίνακα (καρτέλα «Γενικά») δεν βλέπετε μόνο το όνομα της τρέχουσας περιοχής εργασίας ('Πελάτης A' στο παράδειγμα) αλλά συνήθως και μία περιγραφή αυτής.

Στη προβολή λίστας δεν υπάρχει τίτλος περιοχής εργασίας. Αλλά για κάθε αντικείμενο στην λίστα μπορείτε να δείτε την περιοχή εργασίας που ανήκει (στα δεξιά, στην αρχή κάθε γραμμής, με το χρώμα της αντίστοιχης περιοχής εργασίας).

Υπάρχουν δύο τρόπου επεξεργασίας των ιδιοτήτων μιας περιοχής εργασίας. Ο πιο γνωστός τρόπος είναι η επιλογή μίας περιοχής εργασίας από το μενού στα αριστερά και επιλογή του εικονιδίου ιδιοτήτων στο επάνω τμήμα :

workspace_edit_el_png

Αν είστε διαχειριστής μπορείτε να πάτε στο τμήμα διαχείρισης. Εκεί μπορείτε να δείτε μίας λίστα ιεραρχίας των χώρων εργασίας της εγκατάστασης του Feng Office από όπου μπορείτε να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε οποιοδήποτε χώρο εργασίας.:

Δεδομένης της ιεραρχίας των περιοχών εργασίας κάθε μία έχει μία περιοχή εργασίας «γονέα». Αλλάζοντας αυτή τη επιλογή μπορείτε να μετακινήσετε αυτή την περιοχή εργασίας σε άλλη θέση. Όταν γίνεται αυτό το Feng Office θα ρωτήσει το παρακάτω: 'Θέλετε να κληρονομηθούν όλα τα δικαιώματα από την περιοχή εργασίας γονέα; 'Κάνοντας κλικ στο 'OK' κληρονομούνται όλα τα δικαιώματα του γονέας, κάνοντας κλικ στο 'Άκυρο' για να κρατήσετε μόνο τα δικαιώματα της τρέχουσας περιοχής εργασίας.

Οι περιοχές εργασίας μπορούν να διαγραφούν είτε μέσω της οθόνης 'Επεξεργασία Περιοχής εργασίας' (όπου μπορείτε να διαγράψετε μόνο την συγκεκριμένη περιοχή εργασίας) ή στο τμήμα που αφορά τις περιοχές εργασίας του διαχειριστή (αν είστε διαχειριστής).

Το Feng Office δημιουργεί αυτόματα μία προσωπική περιοχή εργασίας για κάθε χρήστη. Από προεπιλογή και εφόσον δεν αλλάξει κάτι οι προσωπικές περιοχές εργασίας είναι ορατές μόνο στον ιδιοκτήτη τους.

Στη αρχή αναφέρθηκε ότι όλες οι πληροφορίες οργανώνονται σε περιοχές εργασίας. Και αυτές οι περιοχές δεν είναι τόσο απλές όσο οι φάκελοι. Οι περισσότεροι τύποι πληροφορίας μπορούν να ανήκουν σε παραπάνω από μία περιοχές εργασίας – και μόνο λίγες πληροφορίες μπορούν να ανατεθούν σε μία μόνο περιοχή εργασία σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή.

Όταν επεξεργάζεστε ένα αντικείμενο μίας περιοχής εργασίας, το πρώτο πράμα που μπορείτε να δείτε είναι η τρέχουσα περιοχή εργασίας ('msauter_personal' στο παράδειγμα):

Κάνοντας κλικ στη τρέχουσα περιοχή εργασίας εμφανίζεται το δέντρο των περιοχών εργασίας ώστε να μπορείτε να επιλέξετε κάποια άλλη (πάντα το πολύ μία):

Τα παρακάτω αποτελούν μονά αντικείμενα περιοχής εργασίας:

• Milestones
• Εργασίες

Όταν επεξεργάζεστε ένα πολλαπλό αντικείμενο περιοχής εργασίας θα δείτε το δέντρο με όλες τις περιοχές εργασίας με την διαφορά ότι περιέχουν και ένα κουτί επιλογή στη αρχή κάθε ονόματος. Αυτό σας επιτρέπει να αναθέσετε πολλές περιοχές εργασίας για αυτό το αντικείμενο.

Τα παρακάτω αποτελούν πολλαπλά αντικείμενα περιοχών εργασίας:

• Σημειώσεις
• Επαφές (περιλαμβάνει ένα πεδίο κειμένου για ρόλους)
• Εταιρίες
• Έγγραφα
• Λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου²⁾
• Γεγονότα³⁾
• Δείγματα εργασιών
• Δικτυακοί σύνδεσμοι⁴⁾

Εφόσον δεν αλλαχτεί η επιλογή, όλα τα αντικείμενα ανατίθενται στη τρέχουσα περιοχή εργασίας. Αν θέσετε τον επιλογέα των περιοχών εργασίας σε «Όλα» τότε ένα νέο αντικείμενο ανατίθεται στη προσωπική περιοχή εργασίας από προεπιλογή.

Ο Κάδος αποτελεί μία ειδική περιοχή εργασίας που περιέχει τα αντικείμενα που έχουν διαγραφεί (ή πιο σωστά αυτά που έχουν μετακινηθεί στο κάδο).