E-Mails

Feng Office puede actuar como un cliente de correo web para sus usuarios, y esto es realmente útil, ya que proporciona la posibilidad de compartir los correos electrónicos con colegas sin la necesidad de reenviarlos.

¿Qué sucedería si no se encontrara en su oficina, pero sus colegas quisieran revisar ciertos correos? Si ha clasificado los correos electrónicos de su casilla de entrada y salida en el Proyecto, Cliente, Carpeta o Área de trabajo correctos (y siempre que sus colegas tengan acceso de lectura a dichos correos), sus colegas podrán leerlos y saber qué esta sucediendo.

Otra herramienta útil con la que puede contar en este módulo son las reglas de correo, ¡que implican un gran ahorro de tiempo!

Nota: El módulo de integración de correo electrónico depende del servidor de correo de los usuarios. El servicio proporcionado es para la descarga de correos en Feng Office, su clasificación e integración dentro del sistema y de la base de datos de Feng Office. Esto significa que debe contar con una cuenta de correo electrónico antes de configurarla en Feng Office.

La siguiente imagen muestra la barra de herramientas que se utiliza para administrar correos electrónicos dentro de Feng Office, y debajo podrá encontrar más información acerca de sus acciones.

Las acciones más utilizadas son:

• Nuevo: Crea un nuevo mensaje de correo electrónico.
• Recibir correos: Comprueba manualmente todas las cuentas de correo electrónico en las que los usuarios tengan permisos para recibir correos nuevos.

Nota: En caso de que esté suscripto a servicios Feng Sky o Feng OnSite, los correos se actualizarán automáticamente cada determinada cantidad de minutos.

Cuentas:

• Añadir cuenta de correo: Le permite añadir una cuenta de correo.
• Editar cuenta: Le permite editar una cuenta de correo existente (siempre que tenga permisos)

Casillas de correo:

• Recibidos: Muestra los mensajes recibidos.
• Enviados: Muestra los mensajes enviados.
• Borrador: Muestra los mensajes que se han guardado como borrador (y que todavía no se han enviado).
• Basura: Muestra los correos recibidos que se han considerado como basura (spam).
• Salientes: Muestra los mensajes que todavía deben enviarse.

Supresión & Archivado:

• Enviar a la papelera: Mueve el mensaje seleccionado a la papelera.
• Archivar: Archiva los mensajes seleccionados.

Marcar como:

• Marcar como leído: Marca los mensajes seleccionados como leídos.
• Marcar como no leído: Marca los mensajes seleccionados como no leídos.

Reglas de correo

• Es necesario contar con el plugin de Correo avanzado

Filtrar por Estado:

• Ver todos: Aparecen listados todos los correos, ya sea que se hayan leído o no.
• Leídos: Solo se muestran los correos leídos.
• No leídos: Solo se muestran los correos no leídos.

Filtrar por Clasificación:

• Ver todos: Aparecen listados todos los correos, ya sea que se hayan clasificado o no.
• Clasificados: Solo se muestran los correos clasificados.
• No clasificados: Solo se muestran los correos no clasificados.

Filtrar por Cuenta:

• Ver todos: Se muestran los correos de todas las cuentas (deberá contar con los permisos de lectura apropiados)
• [Nombre de cuenta]: Podrá seleccionar una de sus cuentas de correo por la que se filtrarán los mensajes.

Para enviar un correo nuevo dentro de Feng Office, debe asegurarse de que el usuario registrado tenga al menos una cuenta de correo electrónico propia o permisos dentro de otra cuenta de correo.

En caso de que el usuario tenga varias cuentas de correo, podrá seleccionar la cuenta desde la que desea enviar el correo en la opción De. Por defecto, la cuenta de correo seleccionada será la que haya definido como cuenta predeterminada.

Agregar una cuenta de correo en Feng Office es similar a agregar una cuenta de correo en su cliente de correo de escritorio (por ejemplo: Thunderbird, Outlook, Apple Mail). Simplemente deberá ingresar su dirección de correo electrónico, las direcciones de servidor de correo (POP3/IMAP y SMTP), sus detalles de registro y los valores de cifrado.

Si va a configurar una cuenta de Gmail, le recomendamos consultar estas instrucciones primero.

Veamos cómo hacer esto paso a paso:

Nombre de la cuenta: Nombre que se utiliza para identificar a la cuenta de correo dentro de Feng Office.

Dirección de email: Su dirección de correo electrónico.

Identificación de cuenta: Su dirección de correo o nombre de usuario del servidor.

Contraseña: La contraseña de su cuenta de correo electrónico.

Dirección del servidor: La dirección del servidor de correo POP3/IMAP.

Modo de conexión:

1. IMAP: Cuando seleccione esta opción, deberá hacer clic en Obtener carpetas IMAP para seleccionar los recuadros en donde buscará correos electrónicos.
2. POP3

Utilizar SSL: Si su servidor de correo requiere cifrado SSL, habilite esta opción.

Eliminar correos del servidor: En caso de que desee eliminar los correos de su servidor de correo y mantenerlos exclusivamente dentro de Feng Office, deberá habilitar esta opción y seleccionar una cantidad de días. Por ejemplo, si selecciona 5, los correos que tengan más de 5 días se eliminarán automáticamente de su servidor de correo.

Autoclasificar a un área de trabajo: Si lo desea, podrá seleccionar un cliente, proyecto, carpeta, área de trabajo, o incluso una etiqueta, en el que clasificar los correos por defecto. En ese caso, cualquier otro usuario con acceso al cliente, proyecto, carpeta o área de trabajo en cuestión podrá leer todos sus correos entrantes. Si no desea que esto suceda, puede dejar las casillas vacías y los correos quedarán como no clasificados. De este modo, solo usted podrá leerlos hasta que decida reclasificarlos. Otra opción es seleccionar una carpeta o área de trabajo específica donde clasificar los correos.

Servidor SMTP: La dirección de su servidor de correo SMTP.

Puerto de servidor SMTP: El puerto necesario para conectarse al servidor SMTP.

Autenticación del servidor SMTP:

1. Usar igual que el correo entrante: utilizar la misma dirección de correo/nombre de usuario y contraseña que en la configuración entrante
2. No hay autenticación: en caso de que no lo requiera
3. Introduzca el nombre de usuario y la contraseña SMTP: se le solicitará que introduzca el nombre de usuario y la contraseña

Conexión segura:

1. SSL
2. No
3. TLS

NOTA: Si no está seguro de cuáles son los valores de configuración entrante y/o saliente de su cuenta de correo, consulte este artículo que contiene información acerca de los valores de configuración más comunes (para gmail, outlook, office365, yahoo, etc.)

Nombre de remitente: El nombre que aparecerá cuando envíe correos.

Cuenta por defecto: Habilite esta opción si esta será la cuenta principal del usuario registrado.

Firmas: Firma a utilizar por defecto para el usuario registrado y para esta cuenta de correo.

Al habilitar la sección Permisos de la cuenta que se muestra arriba (al igual que en la captura de pantalla de esta sección), podrá gestionar los permisos para esta cuenta de correo. Esto significa que puede compartirla con otros usuarios de diferentes maneras:

1. Sin acceso: El usuario no tendrá acceso a la cuenta de correo
2. Puede leer/escribir correos: El usuario podrá leer y escribir correos relacionados a esta cuenta. En este caso, el usuario también podrá editarla y establecer su propia configuración personal para la cuenta.
3. Puede leer/escribir correos y editar la cuenta: Lo mismo que lo anterior, pero el usuario también podrá modificar la configuración de la cuenta

Puede eliminar una cuenta de correo existente en cualquier momento. Para ello, abra el formulario de configuración de cuentas y haga clic en el botón “Eliminar cuenta de correo”:

Un diálogo de alerta le solicitará que confirme esta acción y también le dará la opción de eliminar los correos existentes en la cuenta:

En caso de que elija eliminar todos los correos, es posible que tome algunos minutos procesar todo, en función de la cantidad de correos que tenga allí.

• Responder: Haga clic aquí para responder a la cuenta de correo de donde proviene el mensaje. Puede agregar más cuentas de correo como destinatarios si lo desea.
• Responder a todos: Haga clic aquí para responder a todas las cuentas que han sido contactadas en el correo, además de la cuenta de donde proviene el mensaje. Puede agregar/eliminar cuentas de correo como destinatarios si lo desea.
• Reenviar: Haga clic aquí para reenviar el correo que ha recibido a quien desee.
• Enviar a la papelera: Le permite mover este correo a la papelera.
• Imprimir: Muestra una versión del mensaje para imprimir e invoca el mandato de impresión.
• Clasificar: Permite asignar este correo a determinada área de trabajo (clasificar).
• Archivar: Le permite archivar este correo en la carpeta de objetos archivados.
• Reportar como spam: Mueve este correo a la carpeta de basura. No es spam: Mueve este correo a su carpeta anterior.
• Marcar como no leído: Marca este correo como no leído. Marcar como leído: Marca este correo como leído.
• Descargar correo: Le permite descargar el correo en su ordenador.
• Ver historial: Le permite leer el historial del correo.

• Subscriptores: Personas subscriptas a este correo. El hacer clic en el nombre de un subscriptor lo redirige al perfil de usuario correspondiente.
• Creado por: Usuarios que recibieron este correo. El hacer clic en el nombre de este usuario lo redirige al perfil de usuario correspondiente.

Mover correos con archivos adjuntos a un área de trabajo colocará estos adjuntos en el área de documentos.

Al redactar un correo, puede enviar lo siguiente:

1. archivos cargados en Feng Office
2. archivos de su ordenador

Feng Office también proporciona la posibilidad de enviar un enlace al archivo en lugar de enviar el archivo en sí, lo que lo hace más rápido. Sin embargo, en ese caso, el otro usuario deberá iniciar sesión en Feng Office para ver el archivo en cuestión (y contar con permisos en el área donde se encuentre clasificado). Esta opción se encuentra inhabilitada por defecto. En caso de que el usuario destinatario no cuente con una cuenta de Feng Office, se le creará un usuario nuevo automáticamente, y solamente contará con permisos para visualizar el archivo. Si desea utilizar esto, deberá inhabilitar la opción Adjuntar contenido que se encuentra al lado del archivo adjunto.

Feng Office cuenta con la posibilidad de enviar correos a un grupo de contactos desde la pestaña “Contactos”.

Pasos:

• Dírijase a la pestaña “Contactos” y seleccione los contactos a los que desea enviarle el correo grupal. Haga clic en “Enviar Correo”

• Se abrirá la siguiente ventana emergente, en donde deberá seleccionar el tipo de destinatario.

• Seleccione la opción deseada y pulse “Aceptar”. Esto lo llevará a una vista de redacción de correo común, con los destinatarios agregados en el campo seleccionado anteriormente.

Por defecto, el filtro de spam es bastante alto, por lo que es posible que varios correos ingresen a la carpeta Basura o Spam.

Para disminuir este nivel, deberá hacer lo siguiente:

1. Haga clic en su nombre (esquina superior derecha)
2. Diríjase a Cuenta
3. Haga clic en Editar preferencias a su derecha
4. Diríjase a Opciones del módulo de correo
5. Busque la opción denominada Máximo nivel de spam y disminuya su valor (puede ser a 4 o 5.. en función de sus necesidades).
6. Guarde los cambios

¿Feng Office soporta el cifrado SSL/TLS?

Sí, para correos entrantes (POP3/IMAP) y salientes (SMTP). ¹⁾

¿Feng Office soporta el cifrado GPG?

No por el momento.

¿Feng Office soporta POP3?

Sí.

¿Feng Office soporta IMAP?

Sí. (A partir de Feng Office 1.2)

El cliente IMAP de Feng Office se “sincroniza” con el servidor, pero no en su sentido completo:

• A partir de la versión 1.7.1, el cliente IMAP de Feng Office envía una copia de su servidor IMAP siempre que envíe un correo SI ha configurado su cuenta de correo (en Feng Office) correctamente. Para ello, al agregar/editar su cuenta, debe modificar la “Configuración de sincronización de correos enviados” (esta función solo se encontrará disponible si su administrador de Feng Office habilita la opción en el panel de administración).
• Si ya cuenta con una cuenta de correo IMAP y desea sincronizar sus correos enviados viejos con su servidor IMAP, puede hacerlo solicitándole a su administrador de Feng Office que los sincronice a través de Administración>Cuentas de correo y haciendo clic en “Sincronizar”. De lo contrario, puede hacerlo usted mismo agregando esta línea en el navegardor luego de la raíz:
  public/tools/mailsyncscript.php?email=[correo]&username=[nombre_usuario]\\, donde [correo] representa su cuenta de correo, y [nombre_usuario] representa su nombre de usuario en Feng Office.
  Nota: La sincronización de correos enviados puede tardar un largo tiempo si ha enviado muchos correos antes y desea sincronizarlos con su servidor.

• Si los correos se eliminaron en FengOffice, seguirán descargándose como correos nuevos cuando se conecte desde un cliente de correo distinto, y viceversa (por ejemplo, eliminar un correo de un cliente de correo distinto no provocará que el cliente de correo de Feng Office también refleje el correo eliminado).

¿Feng Office soporta Gmail?

Sí. Para configurar Feng Office con su cuenta de Gmail, asegúrese de que el protocolo deseado (POP3 o IMAP) se encuentre activado en su configuración de cuenta de Gmail. En la misma página, encontrará un enlace que lo redirigirá a una página de ayuda en Gmail con información sobre cómo configurar su cliente de correo.

Asegúrese de que su cortafuegos, o cualquier otra configuración de seguridad, no esté bloqueando las conexiones SSL, ya que varios usuarios han experimentado problemas con esto anteriormente.

¿Feng Office soporta Hotmail?

Sí. Puede recibir sus correos de la cuenta de Hotmail, sin embargo, no podrá enviar correos a menos que se suscriba a sus servicios para habilitar esta opción.