Αναφορές

Η καρτέλλα “Αναφορές” έχει εισαχθεί με το Feng Office 1.4.¹⁾ Επιτρέπει την δημιουργία αναφορών για όλους τους τύπους αντικειμένων του Feng Office. Εάν έχετε επαρκή δικαιώματα (αυτό μπορεί να ρυθμιστεί ανά λογαριασμό χρήστη από έναν διαχειριστή) μπορείτε ακόμα και να ρυθμίσετε τις δικές σας προσαρμοσμένες αναφορές.

Εάν επιλέξετε “Εργασίες” από τον πλαίσιο των αναφορών θα δείτε μία αναφορά με όνομα “Συνολικός χρόνος εκτέλεσης εργασιών”. Αυτή είναι μία πρότυπη αναφορά που δεν μπορεί να τροποποιηθεί ή να διαγραφεί. Οι πρότυπες αναφορές είναι περισσότερο η εξαίρεση παρά ο κανόνας, ενώ μπορείς να ορίσεις προσαρμοσμένες αναφορές για κάθε τύπο αντικειμένου. Οι προσαρμοσμένες αναφορές βρίσκονται κάτω από τον υπότιτλο “Προσαρμοσμένες αναφορές”, και έχουν κουμπιά για επεξεργασία και διαγραφή (εάν έχετε το δικαίωμα).

Ας ρίξουμε μια ματιά στην πρότυπη αναφορά “Συνολικός χρόνος εκτέλεσης εργασιών”. Εάν κάνετε κλικ στον αντίστοιχο σύνδεσμο, παίρνετε μία φόρμα που σας επιτρέπει να φιλτράρετε και να ομαδοποιήσετε την αναφορά σας. Μιλώντας πιο τεχνικά πρέπει να εισάγετε κάποιες παραμέτρους. Κρατήστε αυτό στο μυαλό όταν μιλάμε για προσαρμοσμένες αναφορές, διότι η εισαγωγή παραμέτρων μπορεί να συμβεί και εκεί.

Τώρα ας ρίξουμε μια ματιά σε μια απλή προσαρμοσμένη αναφορά. Όπως αναφέρεται στην μπλε μπάρα τίτλου, αυτή η αναφορά εμφανίζει εργασίες που δημιουργήθηκαν απο τον Martin Sauter για την ομάδα Feng Office της Ελβετίας. Κάτω από την μπάρα τίτλου μπορείτε να δείτε τις συνθήκες που έχουν ορισθεί για αυτήν την αναφορά - προφανώς μας λένε το ίδιο πράγμα: Η αναφορά περιέχει όλες τις εργασίες που δημιουργήθηκαν από το χρήστη msauter και ανατέθηκαν στην ομάδα Feng Office Team της Ελβετίας. Κάτω βρίσκεται μία αναφορά, η οποία εμφανίζει μόνο τις στήλες που έχουν επιλεχθεί στον ορισμό της αναφοράς.

Η φόρμα για τη δημιουργία ή την επεξεργασία μίας προσαρμοσμένης αναφοράς χωρίζεται σε 3 κύριες περιοχές:

• Όνομα: Επιλέξτε ένα όνομα (επιθυμητά σύντομο και σημαντικό).
• Περιγραφή: Προσθέστε μία περιγραφή (εάν το όνομα δεν είναι χαρακτηριστικό).
• Τύπος αντικειμένου: Μπορείτε να αλλάξετε τον τύπο του αντικειμένου εδώ, εάν είναι απαραίτητο.

Οι συνθήκες είναι φίλτρα που θα εφαρμοστούν στα δεδομένα σας. Μπορείτε να συνδυάσετε πολλές συνθήκες εάν είναι απαραίτητο. Κάθε συνθήκη αποτελείται από τρία στοιχεία:

• Πεδίο: Είναι το πεδίο της βάσης, το οποίο θα αναζητηθεί για την συνθήκη.
• Συνθήκη: Είναι ο τελεστής (π.χ. “ίσο”, “άνισο”, “μεγαλύτερο από” or “μικρότερο από”).
• Τιμή: Αυτή είναι η τιμή της συνθήκης.

Εάν επιλέξετε το κουτί επιλογής “Παράμετρος” τότε το πεδίο “Τιμή” αγνοείται. Αντί γι'αυτό θα σας ζητηθεί να επιλέξετε την τιμή κάθε φορά κατά τη δημιουργία μιας έκθεσης (όπως είδατε πριν με την πρότυπη αναφορά “Συνολικός χρόνος εκτέλεσης εργασιών”).

Σε αυτήν την περιοχή ορίζετε τις στήλες που θα εμφανίζονται και την ταξινόμηση των δεδομένων σας. Αυτό θα πρέπει να είναι μάλλον αυτονόητο.

Είναι εύκολο να δείτε εάν έχετε το δικαίωμα να δημιουργήσετε και να επεξεργαστείτε προσαρμοσμένες αναφορές: Εάν μπορείτε να δείτε τα “Επεξεργασία”, “Διαγραφή” and “Προσθήκη προσαρμοσμένης αναφοράς” κουμπιά, τότε έχετε αυτό το δικαίωμα - αλλιώς δεν το έχετε.

Ως διαχειριστής μπορείτε να χορηγήσετε αυτό το δικαίωμα σε ένα χρήστη από το ρυθμίσεις δικαιωμάτων ενός λογαριασμού χρήστη: