Έγγραφα

Ένα από τα κυρίαρχα χαρακτηριστικά του Feng Office είναι ότι όχι μόνο μπορείτε να ανεβάσετε, κατεβάσετε και μοιραστείτε οποιοδήποτε τύπο δεδομένων αλλά μπορείτε και να επεξεργαστεί τε τα αρχεία ως ένα σημείο ενώ είστε συνδεδεμένοι . Συνεπώς υπάρχει διαχωρισμός ανάμεσα στη διαχείριση εγγράφων και στην επεξεργασία εγγράφων του Feng Office.

Στη προβολή λίστα των «εγγράφων» μπορείτε να δείτε όλα τα αρχεία της τρέχουσας περιοχής εργασίας. Μπορείτε να παρατηρήσετε πως κάποια αρχεία έχουν ένα κουμπί «Επεξεργασία» και άλλα όχι.

Όταν η στήλη των «Ενεργειών» είναι ενεργή θα διαπιστώσετε την ύπαρξη όχι μόνο δύο αλλά τεσσάρων τύπων εγγράφων με διαφορετικές επιλογές σε αυτή τη στήλη:

Η πρώτη ενέργεια (το κουμπί με το βέλος) είναι διαθέσιμο για τους περισσότερους τύπους εγγράφων! Επιτρέπει το κατέβασμα των επιλεγμένων αρχείων τοπικά στο σκληρό δίσκο. Τα υπόλοιπα αφορούν συγκεκριμένες ανά τύπο εγγράφου ενέργειες - ας δούμε αυτά τα παραδείγματα.

• Το πρώτο αφορά ένα στάνταρ έγγραφο (για παράδειγμα ένα αρχείο word ή photoshop). Αυτός ο τύπος εγγράφων μπορείτε μόνο να τον κατεβάσετε.
• Ο δεύτερος είναι ένα έγγραφο που μπορεί να επεξεργαστεί. Εδώ υπάρχει η δυνατότητα για κατέβασμα και επεξεργασία.
• Ο τρίτος τύπος είναι μία παρουσίαση που μπορεί όχι μόνο να επεξεργαστεί αλλά και να παρουσιαστεί σε ένα νέο παράθυρο. Διαθέσιμη μόνο για παρουσιάσεις του Feng Office (όχι αρχεία PowerPoint).
• Ο τέταρτος τύπος είναι ένα συμπιεσμένο αρχείο (ZIP). Μπορείτε να το αποσυμπιέσετε απευθείας στο διακομιστή ή να τα κατεβάσετε όπως οποιοδήποτε αρχείο.
• Ο τελευταίος τύπος είναι ένα έγγραφο που δεν είναι φυσικά αποθηκευμένο στο Feng Office αλλά σε κάποιο άλλο σημείο στο διαδίκτυο. Πρόκειται απλά για ένα δικτυακό σύνδεσμο.

• Αποστολή αρχείου: Επιτρέπει το ανέβασμα ενός αρχείου από το τοπικό δίσκο στο Feng Office. Το αρχείο μπορεί να είναι οποιουδήποτε τύπου.
• Έγγραφα: Επιτρέπει την δημιουργία ενός επεξεργάσιμου αρχείου κειμένου (που θα αποθηκευτεί σαν HTML αρχείο).
• Παρουσίαση: Επιτρέπει την δημιουργία μίας επεξεργάσιμης παρουσίασης.

• Στο πάνω τμήμα του κυλιόμενου μενού μπορείτε να δείτε υπάρχουσες ετικέτες. Επιλέξτε μία για ανάθεση στο τρέχοντα επιλεγμένα αρχεία.
• Προσθήκη ετικέτας: Επιτρέπει την δημιουργία μίας νέας ετικέτας και ανάθεση αυτής στα επιλεγμένα αρχεία.

• Ενημέρωση αρχείου: Επιτρέπει την εμφάνιση και επεξεργασία των ιδιοτήτων του επιλεγμένου εγγράφου. (Το κουμπί αυτό είναι διαθέσιμο αν επιλέξετε ένα έγγραφο.)

• Συμπίεση: Πακετάρει όλα τα επιλεγμένα έγγραφα σε ένα συμπιεσμένο ZIP αρχείο.

• Μετακίνηση στο κάδο: Μεταφέρει τα επιλεγμένα έγγραφα στο κάδο.

• Slideshow (διαθέσιμο μόνο για επεξεργάσιμες παρουσιάσεις): Εμφανίζει το αρχείο σε μορφή παρουσίασης, ανοίγοντας ένα νέο παράθυρο.
• Κατέβασμα: Επιτρέπει το κατέβασμα αρχείου τοπικά στο δίσκο.
• Επεξεργασία του αρχείου (διαθέσιμο για επεξεργάσιμα αρχεία και παρουσιάσεις): Σας μεταφέρει σε online επεξεργαστή κειμένου.
• Διαγραφή: Διαγράφει το αρχείο.
• Ιδιότητες αρχείων: Σας μεταφέρει στη προβολή επεξεργασίας.
• Checkout αρχείου (διαθέσιμο μόνο αν το τρέχον αρχείο δεν είναι checked out): Checks out ενός αρχείου.
• Checkin αρχείου (διαθέσιμο μόνο για checked out αρχεία): Επιτρέπει το ανέβασμα μίας νέας έκδοσης ενός αρχείου.
• Αναίρεση checkout αρχείου (διαθέσιμο μόνο για checkout αρχεία): Μηδενισμός της κατάστασης checkout (χωρίς να γίνει checking των νέων αρχείων).
• Εμφάνιση ιστορικότητας: Εμφανίζει την ιστορικότητα ενημερώσεων των αρχείων.

• Συνδεδεμένα αντικείμενα: Αντικείμενα που έχουν συνδεθεί με το έγγραφο.
• Εγγεγραμμένοι χρήστες: Χρήστες που έχουν εγγραφεί ώστε να σχολιάζουν σχετικά με το έγγραφο.
• Δημιουργήθηκε από: Χρήστες που δημιούργησαν αυτό το έγγραφο (συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας δημιουργίας).
• Επεξεργάστηκε από: Χρήστης που ενημέρωσε αυτό το έγγραφο (συμπεριλαμβανομένης της τελευταίας ημερομηνίας ενημέρωσης).

Αν το αρχείου που δουλεύετε είναι ένα online έγγραφο τότε εμφανίζεται ένα επιπλέον πεδίο στη λεπτομερειακή προβολή: 'Περιεχόμενα αρχείου’ επιτρέπει την προβολή των περιεχομένων του αρχείου χωρίς να μεταφέρετε ο χρήστη σε προβολή επεξεργασίας.

Η κυρίως ενότητα περιέχει τη λειτουργία μεταφόρτωσης αρχείου. Εδώ μπορείτε να αντικαταστήσετε το υπάρχον αρχείο με ένα νέο αρχείο. Αν επιλέξετε «Υπενθύμιση αλλαγής» τότε η παλιά έκδοση θα αποθηκευτεί. Αλλιώς το παλιό αρχείο θα χαθεί.

Σε αυτή την ενότητα μπορείτε να αναθέσετε ένα έγγραφο σε μία ή περισσότερες περιοχές εργασίας.

Σε αυτή την ενότητα μπορείτε να αναθέσετε ένα έγγραφο σε μία ή περισσότερες ετικέτες.

Σε αυτή τη ενότητα μπορείτε να προσθέσετε μία περιγραφή για το έγγραφο.

Σε αυτή τη ενότητα μπορείτε να αλλάξετε κάποιες επιλογές σχετικές με σχόλια. Δείτε τις επεξηγήσεις στην οθόνη για περισσότερες λεπτομέρειες.

Οι ιδιότητες επιτρέπουν την αποθήκευση μεταδεδομένων για ένα έγγραφο. Οι ιδιότητες δεν εμφανίζονται στην προβολή λίστας και προβολή λεπτομερειών, αλλά μπορείτε να του αναζητήσετε.

Αυτή η ενότητα επιτρέπει την σύνδεση και αποσύνδεση αντικειμένων με ένα έγγραφο.

Όπως και σε άλλα συνεργατικά εργαλεία λογισμικού μπορείτε να ανεβάσετε και να κατεβάσετε έγγραφα με το Feng Office. Και όπως κάθε αντικείμενο περιεχομένου κάθε έγγραφο έχει ιδιότητες που μπορείτε να επεξεργαστείτε. Εφόσον γνωρίζεται αυτές τις έννοιες η διαχείριση των εγγράφων είναι σχετικά απλή.

Για να ανεβάσετε ένα νέο αρχείο επιλέξετε «Νέο > Μεταφόρτωση αρχείου» από τη μπάρα εργαλείων.

Όταν ανεβάζετε ένα αρχείο έχετε την δυνατότητα να δώσετε ένα νέο όνομα και να θέσετε τις ιδιότητές του. (Μπορείτε επιπλέον να επεξεργαστείτε όλα τα παραπάνω σε μελλοντική στιγμή.) Σημειώστε το μήνυμα που αναφέρει τους τύπους και τα μεγέθη αρχείων που επιτρέπεται να ανεβάσετε. (Το μέγιστο μέγεθος αρχείου δεν καθορίζεται από το Feng Office αλλά από παραμέτρους στο php.ini.)

Εξ’ ορισμού, τα αρχεία που ανεβάζετε συνδέονται με το προσωπικό σας χώρο εργασίας. Συνεπώς εκτός και αν αυτό αλλαχτεί, τα έγγραφα που ανεβάζετε δεν είναι ορατά σε άλλου χρήστες (εκτός διαχειριστών και χρηστών που τους έχουν δοθεί δικαιώματα πρόσβασης στο προσωπικό σας χώρο εργασίας).

Αν θέλετε να ανεβάσετε μικρό αριθμό αρχείων η παραπάνω διαδικασίας είναι τέλεια. Αλλά αν θέλετε να ανεβάσετε μεγαλύτερο αριθμό αρχείων η διαδικασία που περιγράφετε παραπάνω είναι χρονοβόρα. Σαν εναλλακτική μπορείτε να πακετάρετε όλα τα αρχεία σε ένα ZIP αρχείο, να το ανεβάσετε στην ενότητα Εγγράφων και να αποσυμπιέσετε όλα τα αρχεία στο διακομιστή. Τα αρχεία αυτά έχουν διαφορετικό εικονίδιο (εμφανίζεται αριστερά) και περιέχουν ένα κουμπί εξαγωγής όλων των αρχείων (εμφανίζεται δεξιά).

Σαν εναλλακτική διαδικασία μεταφόρτωσης αρχείου στο Feng Office μπορείτε να το συνδέσετε με ένα δικτυακό σύνδεσμο. Για διασύνδεση αρχείου αντί της μεταφόρτωσης αλλάζετε απλά τη επιλογή από «Αρχείο» σε «Δικτυακό σύνδεσμο». (Το χαρακτηριστικό αυτό έχει εισαχθεί με την έκδοση Feng Office 1.4 – δεν θα την βρείτε αν χρησιμοποιείτε παλιότερες εκδόσεις.)

Για να κατεβάσετε ένα αρχείο επιλέξτε λεπτομερειακή προβολή και επιλέξτε «Κατέβασμα» στο μενού των ενεργειών.

Αν θέλετε να κατεβάσετε περισσότερα από ένα αρχεία θα βρείτε την παραπάνω διαδικασία χρονοβόρα. Μια καλή ιδέα είναι να συμπιέσετε τα αρχεία σε ένα ενιαίο ZIP επιλέγοντας τα αρχεία που θέλετε και κάνοντας κλικ στο κουμπί «Συμπίεση». Αφού κατεβάσετε το αρχείο ZIP καλά είναι να διαγραφεί από το διακομιστή για εξοικονόμηση χώρου στο δίσκο.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Αν χρησιμοποιείτε έκδοση v1.4.x βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε συνδέσμου επιλεγμένους όταν αποσυμπιέσετε τα έγγραφα γιατί αυτό οδηγεί σε σφάλμα (το οποίο θα πρέπει να έχει διορθωθεί στο Feng Office 1.5).¹⁾

Αν έχετε εργαστεί ποτέ με σύστημα διαχείρισης εγγράφων (DMS) θα είστε οικείοι με την ιδέας κράτησης παλαιότερων εκδόσεων εγγράφων για αναφορά. Το χαρακτηριστικό που κάνει δυνατό αυτό ονομάζεται versioning, και η διαδικασία δημιουργίας μίας νέας έκδοσης αποτελείται από το checking out αρχείου, επεξεργασίας αυτού και checking in του νέου αρχείου.

Ο ευκολότερος τρόπος για να καταλάβετε το versioning είναι η δημιουργία μίας νέας έκδοσης από ένα υπάρχον έγγραφο. Για παράδειγμα υποθέστε ότι θέλετε να κάνουμε αλλαγές σε ένα word έγγραφο “Feng Office Manual 0.9.1.doc”. Το πρώτο και πιο σημαντικό βήμα είναι να κάνετε check out το αρχείο κάνοντας κλικ στη κατάσταση «Διαθέσιμο» ώστε να αλλάξει σε «Σε χρήση, check in»:

Το κεφάλαιο χρειάζεται να ολοκληρωθεί.

Ο ενσωματωμένος επεξεργαστής εγγράφων κειμένου είναι ο γνωστός επεξεργαστής FCKeditor.

Όπως μπορείτε να δείτε, αυτός ο επεξεργαστής κειμένου φαίνεται σαν ένας στάνταρ επεξεργαστής του word. Συνεπώς θα μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε χωρίς περαιτέρω επεξηγήσεις. Αν δεν είστε βέβαιος για την λειτουργία ενός συγκεκριμένου κουμπιού στη μπάρα εργαλείων, χρησιμοποιήστε το tooltip που εμφανίζεται αν τοποθετήσετε το δείκτη πάνω σε ένα κουμπί για παραπάνω από ένα δευτερόλεπτο.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Αυτός ο επεξεργαστής παράγει HTML αρχεία, όχι αρχεία του Microsoft Word ή OpenOffice.org Writer. Μπορείτε να κατεβάσετε και να εισάγετε τα αρχεία αυτά σχεδόν σε όλους τους επεξεργαστές αρχείων, αλλά δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε ένα αρχείο με κατάληξη *.doc, *.docx ή *.odt στο FCKeditor.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον FCKeditor σας προτείνουμε το FCKeditor User Guide.

Ο ενσωματωμένος επεξεργαστής παρουσιάσεων ονομάζεται Slimey. Αναπτύχθηκε για το Feng Office, αλλά τώρα είναι επίσης τμήμα του eyeOS.

Προς το παρόν το Slimey είναι στην έκδοση 0.1, συνεπώς μην περιμένετε πολλά. Μην συγκρίνετε αυτό με το Microsoft PowerPoint, Apple Keynote ή OpenOffice.org Impress. Από την άλλη πλευρά είναι πολύ εύκολη η χρήση του Slimey, ακόμα και χωρίς εγχειρίδιο χρήσης (που λείπει προς το παρόν).

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Το Slimey χρησιμοποιεί τη μορφοποίηση αρχείου SLIM (από όλου προέρχεται και το όνομα του). Το SLIM σημαίνει Slideshows Microformat, είναι μία επέκταση στο S5 format, και βασίζεται αποκλειστικά στη HTML, CSS και JavaScript. Μη περιμένετε να επεξεργαστείτε *.ppt, *.pptx ή *.odp αρχεία με το Slimey.

Δεν υπάρχουν συχνές ερωτήσεις μέχρι στιγμής.