Документи

Една от ключовите характеристики на Feng Office се състои в това, че не само прави възможно качването, свалянето и споделянето на всякакви типове документи, но също и че позволява до известна степен онлайн редактирането на файлове. Затова и ние правим разлика между възможностите за управление на документи и възможностите за редактиране на документи във Feng Office.

В списъчния изглед на модул Документи се виждат всички файлове в избраното работно пространство. Ясно се вижда, че някои файлове имат бутон Редактиране, а други нямат. Това е лесен начин файловете, които могат да бъдат редактирани онлайн чрез програмата, да бъдат различавани от онези, които могат само да се свалят.

Когато е активна колоната Действия в списъчния изглед, виждате, че в нея има не два, а дори пет различни типа документи с различни опции:

Първото действие (бутонът със стрелката) е приложимо над повечето документни типове; позволява ви да свалите на твърдия диск на компютъра си текущо избраните файлове. Останалите действия са специфични, в зависимост от типа на документа - ще ги обясним посредством примери.

• Първият пример е за стандартен документ (например файл на Microsoft Word или Adobe Photoshop). Такъв тип документ може единствено да бъде свален и запазен на твърдия диск.
• Вторият пример е за редактируем HTML документ. Имате избор дали да го свалите на компютъра си или да го редактирате онлайн.
• Третият пример е за презентация, която не само може да бъде редактирана, но може и да бъде презентирана онлайн в нов прозорец на браузъра. Това е възможно само за презентации, направени с Feng Office (не и с файлове, направени с Microsoft PowerPoint).
• Четвъртият пример е за архив в ZIP формат. Можете да го разкомпресирате директно на сървъра или да го свалите на твърдия диск на компютъра си така, както се сваля всеки друг документ.
• Последният пример е за документ, който физически не се намира във вашата инсталация на Feng Office, а някъде в интернет. С други думи това е просто уебвръзка.

• Качване на файл: Позволява ви да избрете файл от твърдия диск на компютъра си и да го качите в инсталацията си на Feng Office. Така можете да качите файл в произволен формат.
• Документ: Позволява ви да създадете редактируем онлайн документ с богато на оформление текстово съдържание, който се запазва под формата на HTML файл.
• Презентация: Позволява ви да създадете редактируема онлайн презентация.

• В горния край на падащото меню ще видите съществуващите етикети. Изберете един от тях, който да прикачите към текущо избраните файлове.
• Добавяне на етикет: Позволява да създадете нов етикет и да го прикачите към текущо избраните файлове.

• Атрибути: Позволява да прегледате и редактирате атрибутите на текущо избран документ. (Този бутон е активен само, когато се избере един единствен документ.)

• Компресиране: Компресира всички текущо избрани документи в един ZIP архив.

• Преместване в кошчето: Премества текущо избраните документи в кошчето.

• Слайдшоу: (появява се само ако файлът е редактируема онлайн презентация): Показва файла в нов прозорец в режим на презентиране.
• Сваляне: Сваля файла на твърдия диск на локалния компютър.
• Заключване на файла: Заключва файла за редактиране от други потребители (появява се само, ако файлът текущо не е заключен).
• Отключване на файла: Позволява на потребителя да качи на нова версия на файла и да го отключи за достъп от страна на други потребители (появява се само, ако файлът текущо е заключен).
• Редактиране на файла: Отваря документа в онлайн редактора (появява се само, ако файлът е редактируем онлайн документ или презентация).
• Редактиране на атрибутите: Дава възможност за промяна на атрибутите на файла.
• Преместване в кошчето: Изтрива файла.
• Преместване в архива: Архивира файла.
• Отмяна на заключването на файла: Отменя се заключването на файл без да се качва нова негова версия (появява се само, ако файлът е текущо заключен).
• Преглед на историята: Показва историята на редакциите над файла.

• Уникален идентификатор: Номер, под който документът се намира в базата данни.
• Работно пространство: Пространството, към което е асоцииран документът.
• Етикети: Етикети, които са присвоени на този документ.
• Наблюдаващи потребители: Потребители, които наблюдават коментарите относно даден документ.
• Създаване: Потребителят, който е създал документа (включително и датата на създаване).
• Последна промяна: Потребителят, който последен е редактирал документа (включително и датата на последната редакция).

Ако файлът с който работите може да се редактира онлайн, в детайлния изглед за него ви се появява допълнително поле: Съдържание на файла, което ви позволява да прегледате съдържанието на файла в режим на редактиране.

Основният раздел дава възможност за качване на файл. Също така оттук може да се качи нова версия на файл на мястото на вече съществуваща. Ако изберете опцията Запомняне на тази промяна, старата версия на файла ще бъде съхранена с цел справки; в противен случай, старият файл ще бъде напълно презаписан.

В този раздел можете да асоциирате документа с едно или повече работни пространства.

В този раздел можете да прикачите към документа един или повече съответстващи му етикети.

В този раздел можете да добавите описание на документа.

В този раздел можете да направите някои опционални настройки, свързани с коментарите. За повече подробности вижте обясненията на екранния кадър.

Атрибутите са начин да се съхранят метаданни за някой документ. Атрибутите не се показват в списъчния или детайлния изглед, но можете да правите търсене по тях.

Този раздел позволява да създадете връзки между документа и други обекти (а също и да премахнете съществуващите връзки).

Както във всяка колаборативна среда, така и във Feng Office можете да качвате и сваляте документи. И както всеки обект, така и всеки документ се характеризира с атрибути, които можете да редактирате. Ако сте запознати с двете понятия, управлението на документите ще ви се стори съвсем лесна работа.

За да качите нов файл, изберете от лентата с инструменти Създаване > Качване на файл.

Когато качвате файл, имате възможност да го запазите под различно име и да направите настройки на всичките му атрибути. (Всичко това можете да направите и на по-късен етап.) Забележете, съобщението, което ви подсказва какви файлови формати имате право да качвате и какъв е максимално допустимият размер на файл. (Тези ограничения не са технически обусловени от самия Feng Office, а са въпрос на настройка в php.ini файла на вашата инсталация.)

По подразбиране, файловете, които качвате, се асоциират с вашето лично работно пространство. Така че, освен ако изрично не промените това, качените документи няма да са видими за други потребители (с изключение на администраторите и потребителите, на които вие сте дали права на достъп до вашето лично работно пространство).

Ако искате да качите само няколко файла, описаната по-горе процедура ще ви свърши чудесна работа. Но ако имате за качване голям брой файлове, този подход може би ще ви отнеме твърде много време. Като алтернатива, можете да компресирате всички файлове в един ZIP архив, да качите ZIP архива и да го разкомпресирате на сървъра. Компресираните архиви имат различна иконка от документите (показана вляво) и бутон за извличане на файловете от компресирания архив (показан вдясно).

Като алтернатива на качването на файл във вашата инсталация на Feng Office, можете да осъществите достъп до документ чрез уебвръзка. За да се осъществи свързване на файл, вместо качването му, трябва само радиобутонът Файл да се промени на Уебвръзка. (Тази възможност беше въведена при версия 1.4 на Feng Office, така че я няма при по-ранни версии на инсталацията.)

За да свалите файл, отидете на детайлния изглед на файла и изберете Сваляне от меню Действия.

Ако искате да свалите повече от няколко файла, вероятно стандартната процедура ще ви се стори твърде времеемка. Добра идея е да изберете всички файлове, които искате да свалите, и за щракнете бутона Компресиране, за да ги съберете в един ZIP архив. След като свалите ZIP архива на твърдия диск на локалния си компютър, обмислете да го изтриете от сървъра, за да спестите пространство.

Внимание: Ако използвате някоя от версиите 1.4.x, уверете се, че измежду избраните за компресиране документи няма уебвръзка, тъй като това ще сигнализира за грешка. (Тя се планира да бъде коригирана във версия 1.5 на Feng Office).¹⁾

Ако някога се е случвало да работите със система за управление на документи (document management system, DMS), може би сте наясно, че е възможно да се съхраняват стари версии (или редакции) на даден документ, с цел справка с историята му. Тази функционалност се нарича версиониране (versioning), а процедурата по създаване на нова версия на документ се изразява в заключване на файла (така че друг потребител да няма временно достъп до него), редактирането му и качването на новата версия на файла, при което той отново се отключва.

Най-лесният начин да разберете концепцията за версионирането е като създадете нова версия на съществуващ документ. Например, да предположим, че искате да направите промяна в Word документа „Feng Office Manual 0.9.1.doc“. Първата и най-важна стъпка е да заключите файла, като щракнете на индикатора на неговия статус Достъпен за редактиране, при което той моментално ще се промени на Работи се. Отключване:

Информацията в тази глава подлежи на допълване.

Вграденият редактор за текстови документи е добре известният редактор FCKeditor.

Както можете да видите, този редактор прилича много да стандартна текстообработваща програма, така че можете да го използвате без допълнителни обяснения. Ако се колебаете за значението на някой бутон от лентата с инструменти, използвайте подсказката, която се появява когато поставите мишката си върху бутона и изчакате секунда.

Внимание: Този редактор създава HTML файлове, а не документи в обичайните за Microsoft Word или OpenOffice.org Writer формати. Така създадените файлове могат да се свалят и отворят от повечето текстообработващи програми, но не и обратно: FCKeditor не може да отвори за редактиране качени документи във формат *.doc, *.docx или *.odt.

За повече информация относно FCKeditor е препоръчително да се инсталира разширението Наръчник за потребители на FCKeditor.

Вграденият редактор за презентации се нарича Slimey. Първоначално беше разработен за Feng Office, но сега е част и от операционната система eyeOS.

В момента се използва версия 0.1 на Slimey, така че не очаквайте от него чудеса. Не може да се сравнява с програми за създаване на презентации като Microsoft PowerPoint, Apple Keynote или OpenOffice.org Impress. От друга страна, Slimey е много лесен за използване редактор за прецентации, дори и без съпътстващ го наръчник (какъвто и липсва на този етап).

Внимание: Програмата Slimey използва файловия формат SLIM (откъдето и идва наименованието й). SLIM означава Slideshows Microformat (микроформат за слайдшоу презентации), което е разширение на формата S5, базирано изключително на HTML, CSS и JavaScript. Със Slimey не могат да се редактират презентации във формат *.ppt, *.pptx или *.odp.

Към момента няма въведени отговори на често задавани въпроси.